Checkliste für eine gut vorbereitete Forumdiskussion

Bei einer Forumdiskussion müssen Inhalt, Ablauf und Technik gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Thema, Ziel, Datum und Ort fest, bevor du Referenten einlädst und das Programm ausarbeitest. Danach folgen Anmeldung, Fragen, Technik, Raumaufteilung und Catering. Plane die letzten Kontrollen nicht erst am Veranstaltungstag: Präsentationen, Namensschilder, Wegbeschreibung und Mikrofone werden häufig zu spät geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
Forumsthema und Ziel festlegen
2 Personen
Redner einladen
Moderator festlegen
Programm erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Technik reservieren
Catering bestellen
Ortstermin durchführen
2 Personen
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Fragen für das Forum sammeln
Referenteninformationen versenden
Anmeldungen bestätigen
Wegbeschreibung versenden
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programm drucken
Präsentationen sammeln
Einkaufen gehen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Sprechertisch einrichten
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Redner kurz briefen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
Eröffnung betreuen
Forenregeln erläutern
Redner vorstellen
Forumsgespräch moderieren
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Mikrofone weitergeben
2 Personen
Kaffeepause eröffnen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Forumsgespräch fortsetzen
2 Personen
Publikumsfragen moderieren
2 Personen
Schlussfolgerungen zusammenfassen
Forum schließen
Büfett für den Umtrunk bereitstellen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr abholen
2 Personen
Networking begleiten
2 Personen
Besucher über die Abreise informieren
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Restbestände verpacken
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Materialien sortieren
2 Personen
Gemietete Technik zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Präsentationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 8
Rednertisch
Registrierungstisch
StehtischeAnz. 8

Geschirr

GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 90
ServierplattenAnz. 90
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 100
ServierplattenAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 2

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6
Willkommensschild
RichtungsschilderAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 90

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 2
ServierlöffelAnz. 6
ServierzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
AufbewahrungsbehälterAnz. 12

Reinigung

SpülbeckenAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Thema und Ziel mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. So können Referenten, Moderator und Programm auf dieselbe Gesprächsrichtung vorbereitet werden.
Öffne die Anmeldung spätestens 4 Wochen vor dem Termin und frage dabei Ernährungswünsche ab. Bestätige Anmeldungen und verschicke die Wegbeschreibung spätestens 7 Tage vorher.
Sammle Fragen für das Forum bis 10 Tage vor der Diskussion. Schicke Referenteninformationen, Zeitplan und technische Vorgaben spätestens 5 Tage vorher an alle Beteiligten.
Führe den Ortstermin mindestens 1 Woche vorher durch. Prüfe dabei Raumaufteilung, Registrierungstisch, Rednertisch, Projektionsfläche, Stromanschlüsse und die Position der Lautsprecher.
Sammle Präsentationen 48 Stunden vor Beginn auf einem Laptop und teste jede Datei. Kontrolliere am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor Einlass Mikrofone, Beamer, HDMI-Kabel, Getränke und Namensschilder.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Forumdiskussion organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Thema, Ziel, Datum und Ort. Für die Einladung passender Referenten und die Bewerbung der Anmeldung bleibt dann ausreichend Zeit.
Wann sollte die Anmeldung für eine Forumdiskussion starten?: Öffne das Anmeldeformular etwa 4 Wochen vor dem Termin. Erfasse dabei Namen, Kontaktdaten und Ernährungswünsche, damit du Catering und Namensschilder rechtzeitig planen kannst.
Wie viel Technik braucht eine Forumdiskussion?: Plane mindestens 1 Funkmikrofon für die Moderation, 1 Mikrofon für den Rednertisch und Lautsprecher für den Raum ein. Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel solltest du spätestens 48 Stunden vorher testen.
Wann muss das Catering für eine Forumdiskussion bestellt werden?: Bestelle Catering und Getränke etwa 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Rechne die erfassten Ernährungswünsche ein und kühle die Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig vor dem Einlass.

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