Forellenwedstrijd organiseren: checklist en planning
Een forellenwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen hengels en aas klaarleggen. Je moet de locatie, vergunning en visuitzetting tijdig bevestigen, deelnemers registreren en het wedstrijdreglement vooraf delen. Op de dag zelf moeten inschrijfbalie, weegstation, route, catering en veiligheidscontrole in de juiste volgorde klaarstaan. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het ontvangen van de deelnemers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Reglement naar deelnemers sturen
Prijzen bestellen
Visuitzetting bevestigen
Deelnemerslijst afdrukken
Scorekaarten afdrukken
Borden en routepijlen maken
2 personen
Weegapparatuur controleren
2 personen
Visbenodigdheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Weegstation inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Startinstructie geven
2 personen
Wedstrijd begeleiden
4 personen
Vangsten registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste vangsten wegen
2 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen laten drogen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslag aan deelnemers mailen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 4
Sportmateriaal
- Hengelsaantal 45
- Schepnettenaantal 10
- Onthaakmattenaantal 10
- Emmersaantal 12
- Hakenaantal 100
- Dobbersaantal 60
- Vislijnenaantal 10
- Aasbakjesaantal 50
- Meetlintenaantal 6
- Digitale weegschalenaantal 3
- Weegzakkenaantal 6
- Schepjesaantal 6
- Visonthakersaantal 10
- Reserveonderlijnenaantal 50
- Wedstrijdfluitaantal 2
- Start- en eindvlaggenaantal 2
Apparatuur
- Luidspreker
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Drinkglazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 6
- Scharenaantal 3
- Tangenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 3
- Handdoekrollenhoudersaantal 3
- Emmers voor schoonmaakaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- EHBO-koffersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Regel de wedstrijdlocatie, vergunning en visuitzetting ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook of de locatie ruimte biedt voor partytenten, een inschrijfbalie en een apart weegstation.
- Stuur het wedstrijdreglement samen met de uitnodiging of uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Verzamel tegelijk aanmeldingen en dieetwensen, zodat je de deelnemerslijst en catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
- Controleer het vismateriaal minstens 2 dagen vooraf. Test de digitale weegschalen, controleer weegzakken en meetlinten en leg reserveonderlijnen, haken, visonthakers en schepnetten klaar.
- Bouw op de wedstrijddag eerst de praktische zones op: partytenten, tafels, stoelen, inschrijfbalie, weegstation en cateringtafel. Plaats daarna routeborden en start- en eindvlaggen, zodat deelnemers de weg direct vinden.
- Plan vóór de start een veiligheidsronde van minimaal 30 minuten. Controleer verlengkabels, ledlampen, luidspreker, microfoon en de looproutes voordat je deelnemers ontvangt en de wedstrijd uitlegt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een forellenwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, wedstrijdvergunning en visuitzetting. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en bestellingen.
- Wat moet ik 1 dag voor een forellenwedstrijd klaarzetten?
- Leg de deelnemerslijst, scorekaarten, het reglement, prijzen en routeborden klaar en controleer al het vis- en weegmateriaal. Koel de dranken en bereid houdbare hapjes voor; verse catering kun je op de wedstrijddag afmaken.
- Wanneer richt ik het weegstation in?
- Richt het weegstation in zodra de partytenten en tafels staan, meestal 2 tot 3 uur voor de start. Test de digitale weegschalen met de weegzakken en leg meetlinten en scorekaarten binnen handbereik.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een forellenwedstrijd?
- Reken voor een basisopbouw op minimaal 2 uur met twee of meer helpers. Plan daarnaast 30 minuten voor de veiligheidscontrole en 30 minuten voor het ontvangen en inschrijven van deelnemers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!