Foodtruckfestival organiseren: checklist en planning

Een foodtruckfestival organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Regel eerst locatie, vergunningen en voorzieningen; daarna leg je de indeling, foodtruckplaatsen en stroom vast. In de laatste week draait alles om bevestigen, boodschappen, communicatie en een controle van het terrein. Met 71 taken en 63 benodigdheden houd je overzicht over zowel de voorbereiding als de opbouwdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Foodtrucks uitnodigen
2 personen
Foodtruckaanmeldingen verwerken
2 personen
Vergunningen aanvragen
Locatie reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Afvalinzameling reserveren
Toiletvoorzieningen reserveren
Beveiliging reserveren
Plattegrond uitwerken
2 personen
Foodtruckplaatsen indelen
2 personen
Stroomplan maken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersgegevens verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Parkeerinformatie publiceren
Weersverwachting controleren
Foodtrucktijden bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Draaiboek printen
Contactlijst printen
Terrein controleren
3 personen
Foodtrucks ontvangen
3 personen
Foodtrucks parkeren
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Borden ophangen
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Crewmaaltijden klaarzetten
2 personen
Foodtruckmenu's controleren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Foodtruckaanspreekpunt bemannen
2 personen
Servies uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonmaken
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad servetten aanvullen
Dieetvragen beantwoorden
2 personen
Terreinrondes lopen
2 personen
Verlichting controleren
Drankvoorraad aanvullen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Laatste bestellingen aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Foodtrucks laten uitrijden
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Stroom uitschakelen
2 personen
Tenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afvalcontainers retourneren
Gevonden voorwerpen registreren
Leveranciersfacturen verzamelen
Restvoorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 48
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 6
Stroomverdeelkastenaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Handmegafoon
Portofoonsaantal 6
Betaalterminalsaantal 4
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Bouwlampenaantal 4
Lantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 400
Herbruikbare kommenaantal 250
Herbruikbare bekersaantal 600
Koffiekopjesaantal 120
Besteksetsaantal 400
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 12
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksneldenaantal 6
Keukenmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opslagbakkenaantal 20
IJslepelsaantal 4
Thermosflessenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Menubordenaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Tafelkleedensetsaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 20
Polsbandjesaantal 400
Stiftenaantal 12
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Touwrollenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Afvalcontainersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Bezemsetsaantal 6
Handvegersaantal 6
Afwasteiltjesaantal 6
Herbruikbare poetsdoekenaantal 30
Rubberen handschoenenaantal 12
Eerstehulpkoffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg foodtruckplaatsen pas definitief vast nadat je het stroomplan hebt gemaakt. Noteer per plek het benodigde vermogen, de kabelroute en wie het aanspreekpunt is.
Reserveer toiletvoorzieningen, afvalinzameling en beveiliging vroeg in het traject. Controleer uiterlijk één week vooraf de aantallen, levertijden en contactgegevens van deze leveranciers.
Stuur parkeerinformatie tegelijk met de uitnodigingen en verwerk aanmeldingen in één overzicht. Zo kun je dieetwensen, leveranciersgegevens en verwachte bezoekersaantallen tijdig doorgeven.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en bepaal waar partytenten, lichtslingers en extra verlichting nodig zijn. Leg verlengkabels en kabelhaspels zo aan dat looproutes vrij blijven.
Print op de dag zelf het draaiboek en de contactlijst en test portofoons, betaalterminals en oplaadstations vóór de eerste bezoekers komen. Houd koelboxen gevuld en wijs één persoon aan voor terreincontroles.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foodtruckfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen en het uitnodigen van foodtrucks. Reserveer stroom, toiletten, afvalinzameling en beveiliging zodra de datum en locatie vaststaan.
Hoeveel foodtrucks heb ik nodig voor een foodtruckfestival?: Reken als startpunt op ongeveer 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van het type menu en de bereidingstijd. Bevestig de foodtrucktijden uiterlijk 1 week vooraf en zorg voor voldoende variatie in maaltijden, snacks en dieetwensen.
Wanneer maak je de plattegrond van een foodtruckfestival?: Maak een eerste plattegrond zodra de locatie is gereserveerd en werk die bij nadat de foodtruckaanmeldingen zijn verwerkt. Leg de definitieve indeling en het stroomplan uiterlijk 1 week vooraf vast.
Wat moet ik de dag voor een foodtruckfestival controleren?: Controleer de weersverwachting, boodschappenlijst, koelboxen, polsbandjes, verlichting en betaalterminals. Leg het draaiboek en de contactlijst klaar en loop het terrein minimaal één keer volledig na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.