Checklist para organizar un festival de food trucks

Un festival de food trucks necesita más coordinación que una simple reunión al aire libre. Además de invitar y confirmar a los vendedores, tendrás que cerrar permisos, electricidad, aseos, residuos y seguridad antes de anunciar el programa. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en orden, desde la reserva del recinto hasta la inspección final. También te ayuda a no dejar para el último día el plano, los contactos, las pulseras, las neveras y el plan de trabajo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Invitar a los foodtrucks
2 personas
Gestionar las inscripciones de foodtrucks
2 personas
Solicitar permisos
Reservar el lugar
Reservar el suministro eléctrico
Reservar recogida de residuos
Reservar instalaciones de aseo
Reservar seguridad
Desarrollar el plano
2 personas
Distribuir los espacios para food trucks
2 personas
Hacer el plan de electricidad
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar datos de proveedores
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Publicar información de estacionamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar horarios de los foodtrucks
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar las pulseras
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de contactos
Inspeccionar el recinto
3 personas
Recibir los food trucks
3 personas
Aparcar los food trucks
4 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colgar carteles
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las comidas del equipo
2 personas
Revisar los menús de los food trucks
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender el punto de contacto de los food trucks
2 personas
Repartir la vajilla
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas
2 personas
Comprobar los baños
Reponer el stock de servilletas
Responder a preguntas sobre dietas
2 personas
Hacer rondas por el recinto
2 personas
Comprobar la iluminación
Reponer las bebidas
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Anunciar los últimos pedidos
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

Hacer salir los food trucks
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver los contenedores de residuos
Registrar objetos perdidos
Recoger facturas de proveedores
Guardar el excedente
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 48
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 6
Cajas de distribución eléctricacant. 4
Regletascant. 8
Megáfono de mano
Walkie-talkiescant. 6
Terminales de pagocant. 4
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de obracant. 4
Farolescant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 400
Cuencos reutilizablescant. 250
Vasos reutilizablescant. 600
Tazas de cafécant. 120
Cubiertoscant. 400
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 12
Cucharones para sopacant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Cuchillos de cocinacant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20
Cucharillas para heladocant. 4
Botellas térmicascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles del menúcant. 10
Pizarrascant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Sets de mantelescant. 8
Portatarjetas de nombrecant. 20
Pulserascant. 400
Rotuladorescant. 12
Cinta americanacant. 8
Bridascant. 200
Rollos de cuerdacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 16
Contenedores de basuracant. 4
Cubos de limpiezacant. 6
Limpiacristalescant. 4
Sets de escobacant. 6
Escobas de manocant. 6
Cubetas para lavarcant. 6
Paños de limpieza reutilizablescant. 30
Guantes de gomacant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes: reserva el recinto y solicita los permisos antes de enviar invitaciones definitivas a los food trucks.
Cierra las inscripciones al menos 3 semanas antes y recopila teléfono, necesidades eléctricas, horario de llegada y preferencias dietéticas de cada proveedor.
Prepara el plano con 2 zonas separadas: una para los food trucks y otra para mesas, colas y circulación. Comprueba que los cables no crucen los recorridos del público.
Confirma la potencia eléctrica y el número de conexiones 7 días antes. Lleva cables alargadores, enrollacables, regletas y cajas de distribución, pero no sobrecargues una sola toma.
Haz la compra y llena las neveras portátiles el día anterior. Imprime el plan de trabajo y la lista de contactos, y revisa el recinto entre 2 y 3 horas antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de food trucks?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, el recinto, la electricidad, los aseos, la seguridad y la recogida de residuos suelen necesitar confirmación antes de cerrar el programa.
¿Cuándo debo confirmar a los food trucks?: Confirma horarios, necesidades eléctricas y datos de contacto como mínimo 7 días antes. Cierra las inscripciones unas 3 semanas antes para poder distribuir los espacios y preparar el plano.
¿Qué hay que revisar el día del festival?: Haz una inspección del recinto entre 2 y 3 horas antes de la apertura. Comprueba accesos, puestos, cables, iluminación, aseos, residuos, mesas, pulseras y la disponibilidad de los responsables.
¿Cuándo preparo la compra y las neveras?: Haz la compra el día anterior y llena las neveras portátiles entre 2 y 4 horas antes del inicio. Así mantienes las bebidas frías sin dejar esta tarea para cuando ya estén llegando los proveedores.

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