Checklist pour organiser un festival de food trucks
Un festival de food trucks demande une coordination précise entre les stands, le lieu et les prestataires. Commencez par réserver l’emplacement et obtenir les autorisations, puis centralisez les besoins de chaque camion. Le plan du site doit prévoir les files d’attente, l’électricité, les déchets, les sanitaires et les accès. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre jusqu’au contrôle du site le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Inviter les food trucks
2 personnes
Traiter les inscriptions des food trucks
2 personnes
Demander les autorisations
Réserver le lieu
Réserver l’alimentation électrique
Réserver l’enlèvement des déchets
Réserver les sanitaires
Réserver la sécurité
Élaborer le plan
2 personnes
Répartir les emplacements des food trucks
2 personnes
Établir le plan électrique
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les coordonnées des fournisseurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Publier les informations de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les horaires du foodtruck
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Trier les bracelets
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des contacts
Contrôler le site
3 personnes
Accueillir les food trucks
3 personnes
Stationner les food trucks
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Accrocher les panneaux
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les repas de l’équipe
2 personnes
Vérifier les menus des food trucks
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Gérer le point de contact du foodtruck
2 personnes
Distribuer la vaisselle
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner les serviettes
Répondre aux questions diététiques
2 personnes
Faire des rondes sur le site
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Réanimer le stock de boissons
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Annoncer les dernières commandes
Reconduire les visiteurs
4 personnes
Suivi
Faire sortir les food trucks
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Couper l’électricité
2 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Retourner les conteneurs à déchets
Enregistrer les objets trouvés
Rassembler les factures des fournisseurs
Stocker les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 12
- Tables de bièreqté 8
- Chaises pliantesqté 48
- Tabourets de barqté 12
- Tables de buffetqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Rallongesqté 12
- Rallonges à enrouleurqté 6
- Armoires de distribution électriqueqté 4
- Multiprisesqté 8
- Mégaphone à main
- Talkies-walkiesqté 6
- Terminaux de paiementqté 4
- Stations de rechargeqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 10
- Lampes LEDqté 12
- Projecteurs de chantierqté 4
- Lanternesqté 8
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 400
- Bols réutilisablesqté 250
- Gobelets réutilisablesqté 600
- Tasses à caféqté 120
- Couvertsqté 400
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 12
- Louches à soupeqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Piques à brochettesqté 6
- Couteaux de cuisineqté 8
- Verres doseursqté 4
- Saladiersqté 6
- Bacs de rangementqté 20
- Cuillères à glaceqté 4
- Bouteilles isothermesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Panneaux de menuqté 10
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Sets de nappesqté 8
- Porte-nomsqté 20
- Braceletsqté 400
- Marqueursqté 12
- Ruban adhésifqté 8
- Attaches-câblesqté 200
- Rouleaux de cordeqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 16
- Conteneurs à déchetsqté 4
- Seaux de nettoyageqté 6
- Raclettes de solqté 4
- Sets de balaiqté 6
- Balais à mainqté 6
- Bacs à vaisselleqté 6
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 30
- Gants en caoutchoucqté 12
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 4
- Porte-papier toiletteqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu, les sanitaires, l’enlèvement des déchets et la sécurité avant d’ouvrir les inscriptions des food trucks. Prévoyez ces réservations plusieurs semaines à l’avance, car elles conditionnent la capacité d’accueil du site.
- Demandez à chaque food truck ses besoins électriques, ses horaires d’arrivée et ses coordonnées au moment de l’inscription. Regroupez ces informations dans un seul tableau pour établir le plan électrique sans relance de dernière minute.
- Dessinez les emplacements en tenant compte des files d’attente et des tables disponibles. Gardez des passages libres pour les visiteurs, les livraisons et les interventions, plutôt que de placer les camions au plus près les uns des autres.
- Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant l’événement et contrôlez le site avant l’ouverture. Les tentes, guirlandes lumineuses, lampes LED et rallonges doivent être installées et testées avant l’arrivée du public.
- Préparez les documents du jour J la veille : déroulé, liste des contacts, bracelets et informations de stationnement. Remplissez les glacières, chargez les terminaux de paiement et répartissez les talkies-walkies avant le briefing.
Questions fréquentes
- Quand réserver un lieu pour un festival de food trucks ?
- Réservez le lieu au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Vous aurez ainsi le temps de demander les autorisations, de confirmer les food trucks et d’organiser l’électricité, les déchets et les sanitaires.
- Combien de food trucks faut-il prévoir pour un festival ?
- Prévoyez généralement 1 food truck pour 75 à 100 visiteurs, en variant les types de cuisine. Demandez les capacités de service et les horaires de chaque camion avant de confirmer le nombre définitif.
- Quand demander les besoins électriques des food trucks ?
- Collectez les besoins électriques dès l’inscription, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Faites ensuite valider un plan électrique séparé avec les rallonges, armoires de distribution et multiprises nécessaires.
- Que vérifier la veille d’un festival de food trucks ?
- Vérifiez la météo, les horaires d’arrivée, le plan des emplacements, les contacts et l’état du site la veille. Préparez aussi les glacières, les bracelets, les documents imprimés et les terminaux de paiement avant le jour J.
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