Checklist voor een foodtruckfestival organiseren

Een foodtruckfestival vraagt om meer voorbereiding dan alleen trucks en bezoekers uitnodigen. Je regelt eerst locatie, vergunning en stroom, daarna leg je afspraken met foodtrucks vast en werk je de indeling uit. In de laatste week controleer je leveringen, materialen, dieetwensen en de weersverwachting. Op de dag zelf moeten trucks, vrijwilligers, koeling, betaalpunten en bewegwijzering volgens één draaiboek klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunning aanvragen
Elektriciteit afstemmen
Foodtrucks benaderen
2 personen
Foodtrucks selecteren
2 personen
Foodtruckafspraken vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie publiceren
Plattegrond maken
Foodtruckindeling delen
Stroomplan maken
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Draaiboek uitdelen
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Foodtrucks ontvangen
3 personen
Foodtrucks positioneren
4 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Looproutes markeren
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Voorraad verdelen
2 personen
Geluid testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Kassa- en betaalpunten testen
2 personen
Foodtrucks laten proefdraaien
4 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Foodtrucks ondersteunen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Looproutes vrijhouden
2 personen
Rustige muziek afspelen
Verlichting inschakelen
Laatste bestellingen aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Foodtrucks laten vertrekken
3 personen
Restvoorraad verzamelen
2 personen
Stroom uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 16
Baliesaantal 2
Parasolsaantal 6
Tafelkleeddenaantal 14
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkastenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stroomverdelersaantal 4
Kassabakkenaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Oplaadstekkersaantal 6
Batterijladersaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 6
Werklampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Welkomstbord
Menubordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Stoepbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Drankdispensersaantal 3
IJsboxenaantal 4
Tangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Waterkannenaantal 8
Maatlepelsaantal 4
Opbergbakkenaantal 20
Koelvakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24
Handvegersaantal 4
Handdesinfectiehoudersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Veiligheid

Dranghekkenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Informatie

Plattegrondenaantal 250
Programmaflyersaantal 300
Polsbandjesaantal 300
Pennenaantal 12
Clipboardsaantal 6
Naamstickersaantal 100
Contant geldbakjesaantal 4

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en het benaderen van foodtrucks. Vraag direct naar benodigde stroom, opbouwtijd, menukaart en betaalmogelijkheden.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een plattegrond met foodtruckindeling, zitplaatsen, koffie- en theepunt, afvalpunten en looproutes. Deel deze met trucks, vrijwilligers en bezoekers.
Zet alle stroombehoeften op één stroomplan. Tel verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en stroomverdelers vooraf en houd kabels buiten looproutes.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival en geef het overzicht door aan de betreffende foodtrucks. Zet allergeneninformatie ook zichtbaar bij de menuborden.
Plan de ontvangst van foodtrucks met concrete tijdvakken, bijvoorbeeld 30 minuten per truck. Controleer vóór opening de positionering, koeling, pinapparaten, verlichting en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foodtruckfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Voor een groter festival of een openbare locatie kan de vergunning meer voorbereiding vragen; leg locatie en stroom daarom als eerste vast.
Hoeveel foodtrucks heb ik nodig voor een foodtruckfestival?: Reken als startpunt op 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van de bereidingstijd en het aantal gerechten. Stem het aantal af op de verwachte opkomst en bied meerdere keukens aan om lange wachtrijen te beperken.
Wanneer moet ik de foodtruckindeling en bezoekersinformatie delen?: Deel de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf met foodtrucks en vrijwilligers. Publiceer bezoekersinformatie, route, tijden en dieet- of allergeneninformatie uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd hebben foodtrucks nodig om op te bouwen?: Plan per foodtruck minimaal 30 tot 60 minuten voor ontvangst, positioneren, aansluiten en controleren. Laat trucks niet allemaal tegelijk arriveren; werk met tijdvakken en houd ruimte vrij voor leveranciers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.