Checklist pour organiser un festival de food trucks
Un festival de food trucks demande surtout une bonne coordination entre le lieu, les camions et les visiteurs. Commence par réserver l’espace et vérifier les autorisations, puis sécurise l’électricité et les accords avec chaque food truck. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le plan d’implantation doivent être finalisés avant le jour J. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Demander une autorisation
Coordonner l’électricité
Contacter des food trucks
2 personnes
Sélectionner les food trucks
2 personnes
Fixer les accords avec le food truck
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier les informations aux visiteurs
Créer le plan
Partager le plan des food trucks
Établir le plan électrique
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Distribuer le déroulé
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Accueillir les food trucks
3 personnes
Positionner les food trucks
4 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux du menu
2 personnes
Balisage des parcours
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Répartir les stocks
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Tester les caisses et points de paiement
2 personnes
Faire tourner les food trucks à vide
4 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Soutenir les food trucks
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Diffuser une musique calme
Allumer l’éclairage
Annoncer les dernières commandes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Faire partir les foodtrucks
3 personnes
Rassembler le stock restant
2 personnes
Couper l’électricité
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 12
- Tables de bièreqté 10
- Chaises pliantesqté 60
- Tables hautesqté 8
- Tabourets de barqté 16
- Comptoirsqté 2
- Parasolsqté 6
- Nappesqté 14
- Portants à vêtementsqté 2
- Armoires de rangementqté 2
Équipement
- Glacièresqté 6
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Répartiteurs électriquesqté 4
- Tiroirs-caissesqté 3
- Terminaux de paiementqté 3
- Prises de rechargeqté 6
- Chargeurs de batterieqté 4
- Piles de rechangeqté 24
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Projecteurs LEDqté 6
- Lampes de chantierqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Panneau d’accueil
- Panneaux de menuqté 8
- Panneaux indicateursqté 10
- Chevalets de trottoirqté 4
- Marqueurs craieqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Verres à vin réutilisablesqté 40
- Assiettesqté 100
- Petits bolsqté 60
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
Cuisine
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Bacs à glaceqté 4
- Pincesqté 8
- Carafesqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Verres doseursqté 4
- Bacs à vaisselleqté 4
- Carafes d’eauqté 8
- Cuillères doseusesqté 4
- Bacs de rangementqté 20
- Compartiments réfrigérésqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Pinces à déchetsqté 4
- Sets de balaiqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 6
- Chiffons microfibresqté 24
- Balais à mainqté 4
- Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
- Porte-papier toiletteqté 4
- Bacs à vaisselleqté 4
- Sets de serpillièreqté 2
Catering
- Courses
Sécurité
- Barrières de fouleqté 12
- Ruban de balisageqté 4
- Cônes de signalisationqté 12
- Passe-câblesqté 12
- Extincteursqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
Informations
- Plansqté 250
- Flyers du programmeqté 300
- Braceletsqté 300
- Stylosqté 12
- Presse-papiersqté 6
- Étiquettes nominativesqté 100
- Bacs pour espècesqté 4
Conseils
- Réserve le lieu et lance les demandes d’autorisation plusieurs semaines avant l’événement. Vérifie aussi les horaires d’arrivée autorisés pour les food trucks et les conditions d’accès des véhicules.
- Demande à chaque food truck ses besoins électriques, la puissance nécessaire et l’emplacement souhaité au moins 10 jours avant. Regroupe ces informations dans un plan électrique unique pour éviter les multiprises surchargées.
- Publie les horaires, le plan des food trucks et les informations alimentaires avant l’ouverture des inscriptions. Prévois un délai d’au moins 3 jours pour traiter les réponses et signaler les options adaptées aux allergies ou régimes particuliers.
- Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’accueil du public et installe le point café et thé avant l’arrivée des premiers visiteurs. Vérifie aussi les terminaux de paiement, les tiroirs-caisses et les prises de recharge pendant le contrôle du matériel.
- Prévois un briefing des bénévoles de 15 à 20 minutes avant l’ouverture. Donne-leur le déroulé, les points d’accueil, le balisage du site et la personne à contacter en cas de problème avec un food truck ou une livraison.
Questions fréquentes
- Combien de food trucks prévoir pour un festival ?
- Prévois généralement 1 food truck pour 75 à 100 visiteurs, selon la durée et le type de service. Pour 300 personnes, trois à quatre camions permettent de limiter l’attente, surtout si les menus sont différents.
- Quand réserver les food trucks pour un festival ?
- Contacte les food trucks au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les accords définitifs, les menus, les horaires d’arrivée et les besoins électriques devraient être confirmés environ 4 semaines avant.
- Quelle puissance électrique faut-il prévoir pour un festival de food trucks ?
- Demande à chaque food truck sa puissance maximale, puis additionne les besoins avant de choisir la distribution. Prévois une marge d’environ 20 % et vérifie le plan électrique au plus tard 10 jours avant l’événement.
- Quand envoyer les informations aux visiteurs ?
- Envoie les invitations ou publie les informations principales 3 à 4 semaines avant le festival. Partage le plan des food trucks, les horaires, l’accès et les informations alimentaires au moins 7 jours avant.
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