Foodtruck-Festival organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre Standort, Genehmigung und Stromversorgung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. Foodtrucks brauchen häufig eigene Anschlüsse; halte deshalb einen abgestimmten Stromplan und ausreichend Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Stromverteiler bereit.
• Buche die Foodtrucks nicht nur nach Küche, sondern nach Kapazität. Plane pro Truck grob 50 bis 80 Gäste pro Stunde ein und vereinbare schriftlich Menü, Preise, Ankunftszeit, Strombedarf und Zahlungsarten.
• Veröffentliche Besucherinformationen spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Lageplan, Truck-Aufstellung, Beginn, Park- oder Anreisehinweise und Hinweise zur Anmeldung verhindern Rückfragen am Veranstaltungstag.
• Plane Getränke und Kühlung getrennt vom Foodtruck-Angebot. Für das erste Festivalstündchen kannst du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; Getränke, Kühlboxen sowie Kaffee- und Teezubehör sollten am Vortag bereitstehen.
• Setze den Aufbau mit festen Uhrzeiten an: Gelände absperren, Trucks empfangen, positionieren, Strom prüfen und Helfer einweisen. Verteile den Ablaufplan mindestens 30 Minuten vor dem Einlass und prüfe die Wettervorhersage am Vorabend sowie am Veranstaltungstag.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Foodtruck-Festival organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Standort, Genehmigung und die begehrtesten Foodtrucks sollten nach den ersten 2 bis 3 Wochen feststehen; Besucherinformationen kannst du anschließend spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin veröffentlichen.

Wie viele Foodtrucks brauche ich für ein Festival?

Als grobe Planung kannst du mit 50 bis 80 Gästen pro Truck und Stunde rechnen. Bei 200 Gästen und einem dreistündigen Zeitraum sind daher meist 3 bis 4 Trucks sinnvoll, besonders wenn mehrere Ernährungswünsche abgedeckt werden sollen.

Wie viel Strom brauchen Foodtrucks bei einer Veranstaltung?

Das hängt von den Geräten jedes Trucks ab und muss einzeln abgestimmt werden. Fordere den Strombedarf spätestens 2 bis 3 Wochen vorher an und erstelle daraus einen Stromplan mit Stromverteilern, Kabeltrommeln und Verlängerungskabeln.

Was muss am Tag des Foodtruck-Festivals zuerst passieren?

Sperre zuerst das Gelände ab und prüfe Zufahrten, Strom und Aufbauflächen. Empfange die Foodtrucks nach einem festen Zeitfenster, positioniere sie laut Lageplan und weise die Helfer mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein.

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