Foodtruckfestival organiseren: checklist en planning

Een foodtruckfestival organiseren vraagt meer dan trucks reserveren en tafels neerzetten. Je regelt vooraf vergunningen, terreinindeling, stroom, afval, koeling en bezoekersinformatie. Deze checklist helpt je de 70 taken in een logische volgorde af te werken, van datum en terrein tot briefing en controle op de festivaldag. Zo voorkom je dat dieetwensen, verlengkabels of een koelvoorziening pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en terrein vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Foodtrucks benaderen
2 personen
Foodtrucks reserveren
2 personen
Stroombehoefte opvragen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Stroompunten indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
2 personen
Leveranciersgegevens verzamelen
Afvalinzameling regelen
Koelvoorziening reserveren
Meubilair reserveren
Verkeersborden voorbereiden
2 personen
Locatiebord ontwerpen
Menuborden verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voorbereiden
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen sorteren
2 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Foodtrucks ontvangen
3 personen
Foodtrucks positioneren
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomkabels aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Afvalscheiding markeren
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Handwaspunten plaatsen
2 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Foodtrucks openen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes uitgeven
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepunt bijvullen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sanitaire punten controleren
Voorraden controleren
Dieetvragen beantwoorden
2 personen
Verlichting controleren
Foodtrucks sluiting melden
Laatste bestelling aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Foodtrucks laten vertrekken
3 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Kabels en verlichting verwijderen
3 personen
Terrein vegen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 4

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Betaalterminalsaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare wijnglazenaantal 100
Herbruikbare koffiekopjesaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 250

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 24
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 6
Maatbekersaantal 2
Serveerlepelsaantal 6
Thermoboxenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Handwasdispensersaantal 4
Papierverspreidersaantal 4
Handdoekrollenhoudersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Menubordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Locatiebordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 12
Statafelhoezenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag elke foodtruck vooraf naar het benodigde vermogen, type aansluiting en de lengte van de meegeleverde kabel. Verwerk die gegevens in de plattegrond voordat je stroompunten indeelt.
Plan de bezoekerscommunicatie nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Vermeld uiterlijk enkele dagen vooraf waar de locatie, menuborden, verkeersborden en praktische informatie te vinden zijn.
Reserveer koelkasten of koelboxen niet alleen voor de trucks, maar ook voor gezamenlijke boodschappen en gekoelde dranken. Vul de koelkasten pas nadat de boodschappen zijn gesorteerd en controleer de temperatuur opnieuw op de festivaldag.
Maak per zone een materiaalcontrole met onder meer kabelhaspels, stekkerdozen, herbruikbare bekers, borden, bestek en afvalbakken. Leg ontbrekende spullen uiterlijk de dag vóór het festival apart, zodat ze niet tussen de boodschappen verdwijnen.
Geef vrijwilligers een korte briefing met hun zone, starttijd, aanspreekpunt en procedure voor afval en bezoekersvragen. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en bepaal dan waar partytenten, lichtsnoeren en bouwlampen nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foodtruckfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, terrein, vergunningen en het benaderen van foodtrucks. Reserveer trucks en koelvoorzieningen zodra je de verwachte bezoekersaantallen kent, omdat populaire aanbieders snel volgeboekt zijn.
Hoeveel foodtrucks heb ik nodig voor een foodtruckfestival?: Reken als startpunt op ongeveer 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van de snelheid en het type menu. Vraag iedere truck naar de verwachte uitgifte per uur en spreid snacks, hoofdgerechten, koffie en desserts over meerdere aanbieders.
Wanneer moet ik de stroom voor foodtrucks regelen?: Vraag de stroombehoefte direct bij het reserveren van elke foodtruck op en leg de aansluitingen uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf vast. Gebruik kabelhaspels en verlengkabels alleen volgens de opgegeven belasting en houd looproutes vrij.
Wanneer verstuur ik de bezoekersinformatie voor een foodtruckfestival?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór het festival. Neem locatie, bereikbaarheid, tijden, dieetwensen, betaalinformatie en eventuele verkeersmaatregelen op, zodat bezoekers niet op de dag zelf naar basisinformatie hoeven te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.