La checklist pour organiser un festival de food trucks

Un festival de food trucks se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des flux de visiteurs. La date, les autorisations, les emplacements, l’électricité et les réservations doivent être verrouillés avant d’envoyer les invitations. Prévoyez aussi le froid, les déchets, la signalétique et le briefing des bénévoles : ce sont souvent les points traités trop tard. Cette checklist rassemble les 70 tâches et 54 fournitures nécessaires pour avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le terrain
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Contacter des food trucks
2 personnes
Réserver des food trucks
2 personnes
Demander les besoins en électricité
Créer le plan du site
2 personnes
Répartir les points d’alimentation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
2 personnes
Rassembler les coordonnées des fournisseurs
Organiser l’enlèvement des déchets
Réserver des installations de réfrigération
Réserver le mobilier
Préparer les panneaux de signalisation
2 personnes
Concevoir le panneau du site
Rassembler les panneaux de menu
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Trier les courses
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Accueillir les food trucks
3 personnes
Positionner les food trucks
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Indiquer le tri des déchets
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer des points de lavage des mains
2 personnes
Installer les panneaux du menu
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Ouvrir les foodtrucks
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Distribuer les amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le point café
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les points sanitaires
Contrôler les stocks
Répondre aux questions diététiques
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Informer les food trucks de la fermeture
Annoncer la dernière commande
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire partir les foodtrucks
3 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer les câbles et l’éclairage
3 personnes
Balayer le site
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 10
Tables pliantesqté 4

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Téléphones portablesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Terminaux de paiementqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vin réutilisablesqté 100
Tasses à café réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 250

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 4
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 24
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Verres doseursqté 2
Cuillères de serviceqté 6
Thermoboxesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de papierqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux de menuqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de localisationqté 4
Marqueurs craieqté 12
Housses de tables hautesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le terrain et les autorisations, au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Sans emplacement confirmé, vous ne pouvez pas dimensionner correctement les food trucks, les tables, les tentes ou les branchements.
Demandez à chaque food truck ses besoins électriques et son espace nécessaire dès le premier contact. Regroupez ensuite les points d’alimentation sur le plan du site, au lieu de prévoir des rallonges au dernier moment.
Fixez une date limite d’inscription et recueillez les besoins alimentaires avant d’envoyer les informations finales aux visiteurs. Un délai de 10 à 14 jours permet encore d’adapter les quantités, les menus et la signalétique.
Ne laissez pas le froid et les déchets pour la veille. Réservez les réfrigérateurs, prévoyez les glacières et les pains de glace, puis confirmez l’enlèvement des déchets au moins 7 jours avant l’événement.
Organisez le briefing des bénévoles le jour même avant l’arrivée du public, avec un plan du site et les coordonnées des fournisseurs. Vérifiez aussi la météo, l’éclairage, les multiprises et les projecteurs avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de food trucks ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver les food trucks, de préparer le plan du site et de confirmer le matériel.
Quand réserver les food trucks pour un festival ?: Contactez-les dès que la date et le terrain sont fixés, puis confirmez les réservations au moins 6 semaines avant l’événement. Les besoins en électricité et en espace doivent être connus avant de finaliser le plan.
Quand envoyer les informations aux visiteurs ?: Envoyez les informations pratiques 10 à 14 jours avant le festival, après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Ajoutez les horaires, l’accès, le plan et les indications de tri des déchets.
Quand préparer le matériel et remplir les réfrigérateurs ?: Vérifiez et triez le matériel la veille, puis remplissez les réfrigérateurs le jour de l’événement dès que les livraisons sont arrivées. Contrôlez les branchements, les températures et les réserves avant l’ouverture au public.

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