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Foodtruck-Festival organisieren: die komplette Checkliste

Ein Foodtruck-Festival braucht mehr Vorbereitung als ein Menü und ein paar Biertische. Du musst Gelände, Genehmigungen, Strom, Kühlung, Müll und die Ankunft der Trucks aufeinander abstimmen. Besonders oft werden Strombedarf, wetterfeste Überdachung und klare Besucherinformationen zu spät geklärt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zum Befüllen der Kühlschränke am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Gelände festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

    2 Personen

  • Foodtrucks kontaktieren

    2 Personen

  • Foodtrucks reservieren

    2 Personen

  • Strombedarf erfragen

  • Geländeplan erstellen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse einteilen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

    2 Personen

  • Lieferantendaten sammeln

  • Müllentsorgung organisieren

  • Kühlmöglichkeit reservieren

  • Möbel reservieren

  • Verkehrsschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Standortschild entwerfen

  • Menükarten sammeln

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Briefing vorbereiten

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkäufe sortieren

    2 Personen

  • Kühlschränke befüllen

    2 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Foodtrucks empfangen

    3 Personen

  • Foodtrucks positionieren

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stromkabel anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Mülltrennung kennzeichnen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Handwaschstationen aufstellen

    2 Personen

  • Menütafeln aufstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Foodtrucks öffnen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeestation auffüllen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Sanitäre Anlagen kontrollieren

  • Vorräte prüfen

  • Diätfragen beantworten

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Schließung der Foodtrucks melden

  • Letzte Bestellung ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Foodtrucks abfahren lassen

    3 Personen

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Kabel und Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Gelände fegen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Materialien reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • TischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 10
  • KlappischeAnz. 4

Ausstattung

  • KühlschränkeAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • MobiltelefoneAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • BaustrahlerAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • Wiederverwendbare WeingläserAnz. 100
  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
  • Mehrweg-TellerAnz. 200
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 250

Küche

  • ServiertablettsAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 24
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ThermoboxenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 4
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 4
  • HandwaschspenderAnz. 4
  • PapierverteilerAnz. 4
  • HandtuchrollenhalterAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 12
  • MenükartenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • StandortschilderAnz. 4
  • KreidestifteAnz. 12
  • StehtischhussenAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre den Strombedarf jedes Foodtrucks spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Festival. Teile die Anschlüsse im Geländeplan ein und plane Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln nicht erst am Veranstaltungstag ein.
  • Reserviere Kühlmöglichkeiten mindestens 2 Wochen vorher, wenn Trucks oder Helfer eigene Waren kühlen müssen. Sortiere Einkäufe nach Verwendung und fülle Kühlschränke und Kühlboxen erst kurz vor dem Start.
  • Erstelle einen Geländeplan mit Truck-Standplätzen, Sitzbereichen, Stromanschlüssen, Müllbehältern und dem Lieferantenzugang. Schicke ihn den Foodtrucks spätestens 7 Tage vor dem Termin zusammen mit den Ankunftszeiten.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Allergiehinweise während der Anmeldung und verschicke die Besucherinformationen spätestens 3 Tage vorher. Menükarten und Hinweise zu vegetarischen, veganen oder allergenarmen Angeboten sollten vorab gesammelt sein.
  • Plane das Helferbriefing für 30 bis 45 Minuten vor Einlass. Weise dabei feste Personen für Ankunft, Strom, Kühlung, Müll und Besucherfragen ein und prüfe die Wettervorhersage am Vorabend sowie am Morgen erneut.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Foodtruck-Festival planen?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände und Genehmigungen. Foodtrucks, Strombedarf, Kühlung und Mobiliar sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Foodtrucks braucht man für ein Festival?
Als grobe Planung kannst du mit einem Foodtruck pro 75 bis 100 Gäste rechnen, abhängig von Menü und Ausgabezeit. Bei 300 Gästen sind daher etwa 3 bis 4 Trucks ein sinnvoller Ausgangspunkt.
Wann sollte man die Foodtrucks reservieren?
Reserviere die Foodtrucks mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Festival, bei gefragten Terminen besser 8 Wochen vorher. Frage bei der Reservierung direkt nach Strombedarf, Ankunftszeit und Lieferantendaten.
Was braucht man bei einem Foodtruck-Festival bei schlechtem Wetter?
Halte Partyzelte, wetterfeste Besucherbereiche und zusätzliche Beleuchtung bereit. Prüfe die Vorhersage am Vorabend und spätestens am Veranstaltungsmorgen, damit Aufbau, Kabel und Wege rechtzeitig angepasst werden können.

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