Foodkerstmarkt organiseren: checklist en planning

Een foodkerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kraampjes en kerstverlichting. Je moet tegelijk de locatie, vergunningen, foodstands, stroomvoorziening, betaalmiddelen en voorraad regelen. Begin met de indeling van het terrein en werk daarna toe naar leveranciers, menukaarten en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om bevestigen, testen en controleren: van de toegangsroute en weersverwachting tot verse producten, sausjes en warmhoudbakken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Leveranciers selecteren
2 personen
Foodstands reserveren
Elektriciteit en water controleren
2 personen
Kerstverlichting reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Eetkraamindeling maken
2 personen
Prijskaartjes ontwerpen
Menukaarten maken
Plattegrond afdrukken
Leveranciers informeren
2 personen
Betaalmiddelen testen
2 personen
Voorraadhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappen bestellen
Vrijwilligers indelen
Toegangsroute markeren
2 personen
Weersverwachting controleren
Laatste aanmeldingen verwerken
Boodschappen ophalen
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Sausjes portioneren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Leveringen bevestigen
Terrein leegmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Marktkramen plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Kookapparatuur plaatsen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Buffetten inrichten
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Prijskaartjes plaatsen
2 personen
Gerechten op temperatuur brengen
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Leveranciers ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Warme gerechten bereiden
5 personen
Desserts uitgeven
2 personen
Warme dranken schenken
2 personen
Koude dranken uitgeven
2 personen
Betalingen afhandelen
2 personen
Voorraad bijvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Allergeneninformatie beantwoorden
Laatste bestellingen afronden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Eten veilig opbergen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting uitschakelen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Betaalapparatuur terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Tafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 20
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 16
Schaaltjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 8
Aluminium bakkenaantal 30
Keukenweegschalenaantal 3
Keukentangenaantal 12
Pollepelsaantal 8
Ovenwantenaantal 8
Snijbestendige handschoenenaantal 4
Bewaarbakkenaantal 30
Koelmattenaantal 12
Kruidenpotjesaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Bain-mariesaantal 4
Elektrische kookplatenaantal 4
Contactgrillsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Kassatabletsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Wisselgeldbakjesaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 24

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 60
Kerstkransenaantal 6
Kerstslingersaantal 12
Kerstfigurenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 16
Prikkabelclipsaantal 40
Informatiebordenaantal 8
Prijsbordhoudersaantal 16
Pijlbordenaantal 12
Kersttafellopersaantal 16
Kerstfiguren voor standsaantal 16

Catering

Boodschappen
Drankkrattenaantal 12
IJsblokbakkenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Kannenaantal 8
Thermosbekersaantal 100
Kerstbekersaantal 150
Servetdispensersaantal 8
Etikettenaantal 100
Allergenenkaartenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 30
Handdesinfectieaantal 8

Tips

Leg de eetkraamindeling uiterlijk twee weken vooraf vast. Houd ruimte vrij voor wachtrijen, opslag, elektriciteitskabels en een duidelijke toegangsroute; druk de plattegrond af voor leveranciers en vrijwilligers.
Controleer stroom en water per kraam voordat je apparatuur reserveert. Koffiezetapparaten, waterkokers, bain-maries, elektrische kookplaten en contactgrills kunnen samen meer capaciteit vragen dan de locatie beschikbaar heeft.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en zet ze uiterlijk een week vooraf om in duidelijke menukaarten en prijskaartjes. Zo kunnen bezoekers vóór het bestellen zien welke gerechten geschikt zijn.
Bereken de voorraad per gerecht en bestel houdbare boodschappen enkele dagen eerder. Haal verse groenten en fruit zo laat mogelijk op, controleer ze bij ontvangst en was ze vóór het portioneren van sausjes en andere voorbereidingen.
Test betaalmiddelen en deel vrijwilligers in vóór de laatste week. Plan op de dag zelf aparte mensen voor ontvangst, toegangsroute, bevoorrading en het aanvullen van servies zoals borden, kommen, glazen, messen, vorken en lepels.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een foodkerstmarkt organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Regel daarna vergunningen, foodstands, verlichting en leveranciers; reserveer apparatuur en meubilair uiterlijk 4 weken voor de markt.
Hoeveel foodstands heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Plan bij voorkeur één foodstand per 40 tot 60 bezoekers als gerechten ter plekke worden bereid. Bij grotere wachtrijen of een beperkt menu heb je eerder één stand per 25 tot 40 bezoekers nodig.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een foodkerstmarkt bestellen?: Bestel houdbare producten 5 tot 7 dagen vooraf en bevestig de hoeveelheden opnieuw na de laatste aanmeldingen. Haal verse producten bij voorkeur 1 dag vooraf op en controleer ze direct.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een foodkerstmarkt?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers, naast de mensen die de foodstands bemannen. Plan bovendien 2 personen voor ontvangst, route en bevoorrading tijdens de drukste uren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.