Food-Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Food-Weihnachtsmarkt braucht mehr als mehrere Essensstände und Lichterketten. Früh geklärt werden müssen Ort, Genehmigungen, Strom, Wasser und die Aufteilung der Stände. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Menükarten, Preisschilder und die Bestellung der Vorräte. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Aufbau, Zahlungen, Helfer und frische Zutaten wirklich funktionieren. Diese Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Lieferanten auswählen
2 Personen
Foodstände reservieren
Strom und Wasser überprüfen
2 Personen
Weihnachtsbeleuchtung reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Essensstandaufteilung erstellen
2 Personen
Preisschilder entwerfen
Menükarten erstellen
Lageplan drucken
Lieferanten informieren
2 Personen
Zahlungsmittel testen
2 Personen
Vorratsmengen berechnen
2 Personen
Einkäufe bestellen
Freiwillige einteilen
Zufahrtsweg markieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Letzte Anmeldungen bearbeiten
Einkäufe abholen
2 Personen
Frische Produkte prüfen
2 Personen
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
Saucen portionieren
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Gelände räumen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Marktstände aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Kochgeräte aufstellen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Buffets einrichten
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Menükarten aufstellen
2 Personen
Preisschilder anbringen
2 Personen
Gerichte auf Temperatur bringen
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Toilettenanlagen prüfen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Lieferanten empfangen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Warme Gerichte zubereiten
5 Personen
Desserts ausgeben
2 Personen
Heiße Getränke ausschenken
2 Personen
Kalte Getränke ausgeben
2 Personen
Zahlungen abwickeln
2 Personen
Bestand auffüllen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Allergeninformationen beantworten
Letzte Bestellungen abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Essen sicher verstauen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Beleuchtung ausschalten
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Bezahlgeräte zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 8
TischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
StühleAnz. 80
HockerAnz. 20
TischdeckenAnz. 16
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 16
SchälchenAnz. 30

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 8
AluminiumschalenAnz. 30
KüchenwaagenAnz. 3
KüchenzangenAnz. 12
KellenAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 8
Schnittfeste HandschuheAnz. 4
AufbewahrungsbehälterAnz. 30
KühlmattenAnz. 12
GewürzgläserAnz. 20

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
Bain-MariesAnz. 4
Elektrische KochplattenAnz. 4
KontaktgrillsAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
KassentabletsAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 8
TischdekorationAnz. 16
LichterkettenclipsAnz. 40
InfotafelnAnz. 8
PreisschildhalterAnz. 16
WegweiserAnz. 12
WeihnachtstischläuferAnz. 16
Weihnachtsfiguren für StändeAnz. 16

Catering

Einkäufe
GetränkekistenAnz. 12
EiswürfelbehälterAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
KannenAnz. 8
ThermobecherAnz. 100
WeihnachtsbecherAnz. 150
ServiettenhalterAnz. 8
EtikettenAnz. 100
AllergenkartenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 30
HanddesinfektionsmittelAnz. 8

Tipps

Lege Standaufteilung und Lageplan spätestens zwei Wochen vorher fest. Plane Strom- und Wasseranschlüsse pro Stand ein und markiere den Zufahrtsweg für Lieferanten sichtbar.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen, nicht erst am Veranstaltungstag. Kennzeichne vegetarische, vegane und allergenrelevante Angebote zusätzlich auf den Menükarten.
Teste Zahlungsmittel, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und elektrische Kochplatten mindestens drei Tage vorher. So bleibt Zeit, fehlende Verlängerungen oder defekte Geräte zu ersetzen.
Berechne Vorräte nach erwarteten Gästen und Verkaufsportionen und bestelle haltbare Waren zuerst. Frische Produkte holst du möglichst am Vortag ab, prüfst sie direkt und wäschst Gemüse und Obst vor der Portionierung.
Teile Helfer in feste Schichten ein und gib jeder Schicht eine konkrete Aufgabe. Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Partyzelte, Warmhaltebehälter sowie Mehrweggeschirr und stelle die Ausgabe von Tellern, Gläsern und Besteck an einem klaren Punkt auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Food-Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Lieferanten. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Stände, Helfer, Menükarten und Lageplan feststehen.
Wie viele Foodstände braucht ein Food-Weihnachtsmarkt?: Plane grob einen Essensstand pro 30 bis 50 erwartete Gäste, abhängig von Portionsgröße und Ausgabezeit. Ergänze Getränke und Kaffee als eigene Ausgabe, damit sich keine lange Schlange an den warmen Speisen bildet.
Wann sollten frische Zutaten für einen Food-Weihnachtsmarkt gekauft werden?: Hole Gemüse, Obst und andere leicht verderbliche Produkte möglichst am Vortag ab. Prüfe die Lieferung sofort und lagere beziehungsweise verarbeite alles so, dass die Ausgabe am Veranstaltungstag ohne Verzögerung starten kann.
Wie viele Helfer braucht man für einen Food-Weihnachtsmarkt?: Rechne pro aktivem Essensstand mit mindestens zwei Personen und zusätzlich einer Person für Nachschub oder Fragen. Bei rund fünf Ständen sind damit meist 11 bis 12 Helfer pro Schicht praktikabel.

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