Checklist voor een fondsenwervende barbecue

Een fondsenwervende barbecue vraagt om meer dan eten op een barbecue leggen. Je regelt tegelijk de gastenlijst, dieetwensen, donaties, vrijwilligers, tenten, tafels en veilige stroomvoorziening. Begin op tijd met reserveringen en maak de geldstroom zichtbaar met een duidelijk donatiepunt. Op de dag zelf draait alles om een logische indeling: ontvangst, buffet, drankpunt, barbecues en donaties moeten elkaar niet in de weg staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Barbecues reserveren
Tenten en tafels reserveren
Betaalwijze voor donaties regelen
Donatieborden voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
Definitieve gastenlijst maken
Dieetmaaltijden markeren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Vlees en groente marineren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Tafels aankleden
2 personen
Barbecues veilig opstellen
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Licht en stroom testen
2 personen

Event

Grills aansteken
3 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Salades en brood klaarzetten
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Gerechten serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Barbecues laten afkoelen
2 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Barbecues en koelboxen reinigen
2 personen
Restanten sorteren en bewaren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Donatieopbrengst veilig afstorten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Serveerbordenaantal 10
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Barbecuetangenaantal 6
Vleesthermometersaantal 2
Ovenwantenaantal 4

Decoratie

Feestvlaggenaantal 4
Donatiebordenaantal 3
Prijslijstenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Regel barbecues, partytenten, tafels en stoelen zodra de datum vaststaat. Controleer uiterlijk één week vooraf of alle reserveringen en aantallen kloppen, vooral bij slecht weer.
Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en markeer dieetmaaltijden apart. Houd voor de organisatie een definitieve gastenlijst bij, zodat je niet op het laatste moment porties of stoelen moet bijregelen.
Wijs vrijwilligers vaste rollen toe: ontvangst, barbecue, buffet, drankpunt, donatiepunt en opruimen. Plan per onderdeel minimaal één verantwoordelijke en spreek af wie tijdens pauzes overneemt.
Zet het donatiepunt op een zichtbare plek bij de ingang of uitgang, met donatieborden en de gekozen betaalwijze. Test de betaalmogelijkheid vooraf en leg eventuele instructies groot en leesbaar naast het punt.
Bouw tenten, tafels en barbecues ruim vóór de gasten komen op. Test licht, verlengkabels en stekkerdozen vóór het eten wordt klaargezet en houd ovenwanten, barbecuetangen en vleesthermometers bij de barbecues.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een fondsenwervende barbecue organiseren?: Reserveer barbecues, tenten en tafels zodra de datum bekend is, bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna op tijd, zodat je dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 1 à 2 weken voor het evenement kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fondsenwervende barbecue?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 2 voor de barbecues, 1 voor het buffet, 1 voor het drankpunt, 1 voor donaties en 2 voor opbouw en opruimen. Bij een grotere gastenlijst heb je per extra onderdeel een extra persoon nodig tijdens de drukste uren.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een fondsenwervende barbecue doen?: Koop houdbare voorraad enkele dagen vooraf en haal verse producten uiterlijk 1 dag van tevoren. Was en snijd groenten, bereid salades en marineer vlees zo veel mogelijk de dag ervoor; koel dranken pas zodra er voldoende koelruimte beschikbaar is.
Waar zet ik het donatiepunt bij een barbecue neer?: Plaats het donatiepunt op een goed zichtbare plek bij de ingang of uitgang, niet naast de hete barbecues of het buffet. Richt het minimaal 1 uur voor aanvang in en controleer dan ook de betaalwijze, donatieborden en eventuele prijslijsten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.