Benefiz-Barbecue organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Benefiz-Barbecue braucht neben Essen und Grills vor allem einen klaren Ablauf für Spenden, Helfer und Gäste. Beginne mehrere Wochen vorher mit Einladungen, Reservierungen und der Wahl der Zahlungsmethode für Spenden. In der letzten Woche klärst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Einkäufe und die endgültige Gästeliste. Am Veranstaltungstag zählen sichere Grillplätze, gekennzeichnete Diätmahlzeiten, gekühlte Getränke und ein gut sichtbarer Spendenpunkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Grills reservieren
Zelte und Tische reservieren
Zahlungsmethode für Spenden einrichten
Spendentafeln vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einteilen
Endgültige Gästeliste erstellen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
Salate vorbereiten
2 Personen
Fleisch und Gemüse marinieren
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Tische eindecken
2 Personen
Grills sicher aufstellen
3 Personen
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Licht und Strom testen
2 Personen
Event
Grills anzünden
3 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Salate und Brot bereitstellen
2 Personen
Barbecuegerichte zubereiten
4 Personen
Gerichte servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Müll und leere Flaschen einsammeln
2 Personen
Die letzten Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Grills abkühlen lassen
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Gelände reinigen
3 Personen
Grills und Kühlboxen reinigen
2 Personen
Reste sortieren und aufbewahren
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Spendenerlös sicher einzahlen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- TischdeckenAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- TellerAnz. 70
- SchälchenAnz. 60
- TrinkgläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 70
- ServiertellerAnz. 10
- ServierschalenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- GrillsAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 6
- LebensmittelboxenAnz. 12
- GrillzangenAnz. 6
- FleischthermometerAnz. 2
- OfenhandschuheAnz. 4
Dekoration
- FestfahnenAnz. 4
- SpendentafelnAnz. 3
- PreislisteAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- SpülwannenAnz. 4
- EimerAnz. 3
- HandfegerAnz. 3
- MüllgreiferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Spendenablauf spätestens zwei Wochen vorher fest. Richte eine Zahlungsmethode ein, stelle die Spendentafeln sichtbar auf und prüfe, wer den Spendenpunkt während des gesamten Barbecues betreut.
- Plane für Aufbau und Ausgabe feste Helferschichten von jeweils zwei bis drei Stunden. Teile mindestens eine Person für den Spendenpunkt, eine für Buffet und Getränke sowie eine für Grillsicherheit ein.
- Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und kennzeichne die entsprechenden Diätmahlzeiten am Buffet. Bereite diese Portionen getrennt vor, damit sie nicht versehentlich mit normalem Grillbesteck oder Serviergeschirr in Kontakt kommen.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden und nochmals am Veranstaltungstag. Zelte, Tische, Stühle, Abfallbehälter sowie Licht und Strom sollten vor dem Eintreffen der Gäste vollständig aufgebaut und getestet sein.
- Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Salate, geschnittenes Gemüse sowie marinierte Zutaten am Vortag vor. Haltbare Vorräte kannst du früher bereitstellen; empfindliche Lebensmittel bleiben bis zur Ausgabe gekühlt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich ein Benefiz-Barbecue organisieren?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Einladungen, Reservierungen und der Spendenmethode. In der letzten Woche bearbeitest du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helferpläne und die endgültige Gästeliste.
- Wie viele Helfer brauche ich für ein Benefiz-Barbecue?
- Plane mindestens eine Person für den Spendenpunkt, eine für Buffet und Getränke sowie eine für die Grills ein. Bei mehr als 30 Gästen sind zusätzlich zwei bis vier Helfer für Aufbau, Nachfüllen und Abbau sinnvoll.
- Wann sollte ich das Essen für ein Benefiz-Barbecue vorbereiten?
- Wasche und schneide Gemüse, bereite Salate vor und mariniere Fleisch und Gemüse am Vortag. Getränke sollten einige Stunden vorher gekühlt werden; empfindliche Speisen bleiben bis kurz vor dem Servieren gekühlt.
- Wie richte ich den Spendenpunkt beim Benefiz-Barbecue ein?
- Richte den Spendenpunkt mindestens 30 Minuten vor Beginn gut sichtbar neben dem Eingangs- oder Buffetbereich ein. Stelle Spendentafeln und Preisliste auf und teste die gewählte Zahlungsmethode vor dem Eintreffen der Gäste.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!