Checklist pour organiser un barbecue de collecte de fonds

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez la date limite d’inscription au moins 7 jours avant le barbecue. Vous pourrez ainsi établir la liste définitive des invités, compter les repas et repérer les besoins alimentaires particuliers.
• Prévoyez l’installation des tentes, tables et chaises plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Gardez une zone libre autour des barbecues et éloignez les rallonges, multiprises et nappes des sources de chaleur.
• Refroidissez les boissons la veille et utilisez plusieurs glacières plutôt qu’un seul point difficile d’accès. Gardez un espace séparé pour les boissons, les tasses à café, les thermos et les déchets.
• Préparez et marquez les repas diététiques avant le début du service. Utilisez des planches, couteaux et bacs distincts pour limiter les mélanges entre aliments et laissez les pinces de barbecue avec chaque zone de cuisson.
• Installez le point de dons près de l’entrée ou du buffet, avec les panneaux visibles et le moyen de paiement testé. Vérifiez aussi l’éclairage et l’alimentation avant l’arrivée du public, surtout si le barbecue se prolonge en soirée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un barbecue de collecte de fonds ?

Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, puis fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Une relance 3 jours avant permet de réduire les réponses manquantes.

Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un barbecue caritatif ?

Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 invités, en répartissant les rôles entre accueil, dons, boissons, buffet et cuisson. Pour 50 personnes, comptez donc au moins 4 à 5 bénévoles actifs.

Quand préparer la viande, les légumes et les salades ?

Lavez et coupez les légumes, préparez les salades et faites mariner les aliments la veille lorsque c’est possible. Conservez les préparations au froid et sortez-les seulement peu avant le service.

Que faire s’il pleut le jour du barbecue de collecte de fonds ?

Vérifiez les prévisions 48 heures puis 24 heures avant l’événement. Montez les tentes assez tôt, protégez le buffet et les dons, et testez l’éclairage ainsi que l’alimentation avant l’arrivée des invités.

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