Filmworkshop organiseren: checklist en planning
Een filmworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen camera’s klaarleggen. Je regelt deelnemers, groepsindeling, beeldtoestemmingen en een programma waarin filmen én monteren passen. Begin met de ruimte en het programma, werk daarna de inschrijvingen en materialen uit en test alle techniek vooraf. Met deze checklist zie je welke onderdelen je op tijd moet afronden, zodat je op de dag zelf vooral instructie geeft in plaats van kabels, accu’s en software te zoeken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Bepaal het workshopprogramma
2 personen
Reserveer de workshopruimte
Maak de uitnodiging
Verstuur de uitnodigingen
Open de aanmeldingen
Verwerk de aanmeldingen
Verzamel dieetwensen
Bevestig de deelnemers
Maak de groepsindeling
2 personen
Maak het draaiboek
Maak de werkbladen
Bereid de filminstructie voor
Maak een eenvoudige shotlist
Regel beeldtoestemmingen
Test de camera's
2 personen
Laad alle accu's op
Formatteer de geheugenkaarten
Installeer de montagesoftware
2 personen
Print de workshopmaterialen
Doe de boodschappen
2 personen
Label de apparatuur
2 personen
Controleer de workshopruimte
2 personen
Zet de tafels op
3 personen
Zet de stoelen klaar
3 personen
Plaats de projectieset
2 personen
Test beeld en geluid
2 personen
Leg de camerasets klaar
3 personen
Zet de ontvangsttafel klaar
2 personen
Zet koffie en thee klaar
2 personen
Event
Ontvang de deelnemers
3 personen
Registreer de aanwezigheid
2 personen
Licht het programma toe
Geef de filminstructie
2 personen
Demonstreer de camera
2 personen
Verdeel de deelnemersgroepen
2 personen
Begeleid het scriptwerk
4 personen
Verzorg de middagpauze
3 personen
Begeleid de filmopnames
5 personen
Verzamel de videobestanden
2 personen
Begeleid de montage
4 personen
Vul dranken en hapjes bij
2 personen
Toon de eindfilms
2 personen
Begeleid de nabespreking
2 personen
Sluit de workshop af
Nazorg
Maak een back-up van de films
2 personen
Ruim de apparatuur op
3 personen
Was het servies af
2 personen
Sorteer het afval
2 personen
Maak de ruimte schoon
3 personen
Retourneer gehuurde apparatuur
2 personen
Archiveer de toestemmingen
Verstuur de gemaakte films
Stuur de deelnemersinformatie na
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Ontvangsttafel
- Flip-overbord
- Flip-overblokkenaantal 2
Apparatuur
- Videocamera'saantal 6
- Statiefsetsaantal 6
- Richtmicrofoonsaantal 6
- Koptelefoonsaantal 6
- Laptopsaantal 6
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelsaantal 4
- Kaartlezersaantal 6
- SD-kaartenaantal 12
- Camera-accu'saantal 12
- USB-sticksaantal 6
- Luidsprekersaantal 2
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
- Gaffer tapeaantal 6
- Kabelbindersaantal 50
Servies
- Mokkenaantal 24
- Drinkglazenaantal 24
- Bordenaantal 24
- Besteksetsaantal 24
- Serveerbladenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Bezem en blik
- Dweilset
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de technische test uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf. Controleer elke camera, richtmicrofoon, koptelefoon, laptop en beamer afzonderlijk en laad alle camera-accu’s volledig op.
- Verzamel beeldtoestemmingen tijdens de aanmelding, niet pas bij binnenkomst. Noteer per deelnemer of filmen en publiceren is toegestaan en houd de bevestigingen bij het draaiboek.
- Maak de groepsindeling voordat je de shotlist definitief maakt. Zo weet je hoeveel camera’s, statieven, microfoons en laptops elke groep nodig heeft en voorkom je dat deelnemers wachten op apparatuur.
- Reserveer in het draaiboek minimaal 15 minuten voor ontvangst en uitleg. Gebruik de ontvangsttafel voor registratie en dieetwensen, en label apparatuur per groep voordat de deelnemers arriveren.
- Test de projectieset in de echte workshopruimte met dezelfde HDMI-kabels en laptops die je gebruikt. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen, kabelbinders en gaffer tape klaar om looproutes veilig te houden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een filmworkshop organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met het programma, de ruimte en de uitnodiging. Plan de technische controle en het printen van materialen in de laatste 2 tot 3 dagen.
- Welke apparatuur heb ik nodig voor een filmworkshop?
- Reken per groep op een camera, statiefset, richtmicrofoon, koptelefoon en voldoende SD-kaarten. Voor de nabespreking of montage heb je daarnaast laptops, montagesoftware, USB-sticks en een beamer met projectiescherm nodig.
- Wanneer regel ik beeldtoestemmingen voor een filmworkshop?
- Vraag beeldtoestemmingen op bij de aanmelding en controleer ze uiterlijk bij het bevestigen van de deelnemers. Houd op de workshopdag een overzicht bij, zodat groepen alleen deelnemers filmen die toestemming hebben gegeven.
- Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de voorbereiding op de workshopdag?
- Plan op de dag zelf minstens 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, projectieset, apparatuur en materialen. Doe daarnaast 2 tot 3 dagen eerder een volledige technische test, zodat je nog tijd hebt voor ontbrekende kabels of lege accu’s.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!