Organiser un atelier cinéma sans rien oublier
Un atelier cinéma demande de préparer à la fois le contenu, les participants et toute la chaîne technique. Commence par définir le programme, réserver la salle et ouvrir les inscriptions, puis verrouille les groupes et le déroulé. Les autorisations d’image, les fiches de travail et les instructions de tournage doivent être prêtes avant l’arrivée du public. La veille, teste les caméras, charge les batteries, vérifie les cartes mémoire et installe la projection pour éviter de perdre du temps le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le programme de l’atelier
2 personnes
Réserver la salle d’atelier
Rédiger l'invitation
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Créer la répartition des groupes
2 personnes
Préparez le déroulé
Préparer les fiches de travail
Préparer les instructions du film
Créer une shotlist simple
Gérer les autorisations d’image
Tester les caméras
2 personnes
Charger toutes les batteries
Formater les cartes mémoire
Installer le logiciel de montage
2 personnes
Imprimer le matériel de l’atelier
Faire les courses
2 personnes
Étiqueter le matériel
2 personnes
Vérifier la salle d’atelier
2 personnes
Mettre les tables en place
3 personnes
Préparer les chaises
3 personnes
Installer l’ensemble de projection
2 personnes
Tester l’image et le son
2 personnes
Préparer les kits caméra
3 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les présences
2 personnes
Présenter le programme
Donner les consignes du film
2 personnes
Faire une démonstration de la caméra
2 personnes
Répartir les groupes de participants
2 personnes
Encadrer le travail sur le script
4 personnes
Gérer la pause déjeuner
3 personnes
Encadrer le tournage
5 personnes
Rassembler les fichiers vidéo
2 personnes
Encadrer le montage
4 personnes
Réapprovisionner les boissons et les en-cas
2 personnes
Projeter les films de fin
2 personnes
Animer le débriefing
2 personnes
Clore l’atelier
Suivi
Faire une sauvegarde des films
2 personnes
Ranger le matériel
3 personnes
Laver la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Archiver les autorisations
Envoyer les films réalisés
Envoyer les informations aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Table d’accueil
- Panneau de paperboard
- Blocs pour chevaletqté 2
Équipement
- Caméscopesqté 6
- Sets de piedsqté 6
- Positionner les microphonesqté 6
- Casques audioqté 6
- Ordinateurs portablesqté 6
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câbles HDMIqté 4
- Lecteurs de cartesqté 6
- Cartes SDqté 12
- Batteries de caméraqté 12
- Clés USBqté 6
- Haut-parleursqté 2
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 6
- Piles de rechangeqté 24
- Ruban gafferqté 6
- Serre-câblesqté 50
Vaisselle
- Tassesqté 24
- Verres à boireqté 24
- Assiettesqté 24
- Couvertsqté 24
- Plateaux de serviceqté 4
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Balai et pelle
- Kit de lavage
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque les inscriptions avant de répartir les participants en groupes. Prévois cette répartition au plus tard 3 à 5 jours avant l’atelier afin d’adapter le nombre de caméras, de casques et d’ordinateurs.
- Prépare une shotlist simple et les consignes du film avant l’accueil. Une fiche par groupe réduit les questions répétées et laisse plus de temps pour filmer et monter.
- Traite les autorisations d’image pendant les inscriptions, pas à l’arrivée. Vérifie que chaque participant concerné a bien donné son accord avant de lancer le tournage.
- Consacre un créneau technique d’au moins 60 minutes avant le début. Teste chaque caméra, charge toutes les batteries, formate les cartes SD et vérifie les câbles HDMI, les multiprises et les rallonges.
- Étiquette le matériel par groupe et garde une clé USB ou un lecteur de cartes disponible pour les transferts. Fais aussi un essai complet de projection avec le vidéoprojecteur, l’écran et les haut-parleurs avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un atelier cinéma ?
- Prévois au moins 2 à 3 semaines pour réserver la salle, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Garde ensuite 3 à 5 jours pour confirmer les participants, former les groupes et finaliser les supports.
- Quand tester le matériel d’un atelier cinéma ?
- Teste les caméras, le logiciel de montage et la projection la veille, puis refais un contrôle d’au moins 60 minutes le jour même. Les batteries doivent être chargées et les cartes mémoire formatées avant l’arrivée des participants.
- Que faut-il prévoir pour filmer en groupe ?
- Chaque groupe a besoin d’une consigne claire, d’une shotlist et d’un accès identifié au matériel prévu. Vérifie avant l’atelier le nombre de caméras, trépieds, microphones, casques, cartes SD et ordinateurs disponibles.
- Quand demander les autorisations d’image ?
- Demande-les au moment de l’inscription et relance les personnes dont le dossier est incomplet au moins 3 jours avant l’atelier. Aucun tournage ne devrait commencer sans avoir vérifié les autorisations nécessaires.
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