Filmworkshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Filmworkshop braucht mehr Vorbereitung als Kameras und eine gute Idee. Du musst Programm, Raum, Teilnehmergruppen und Einwilligungen rechtzeitig festlegen und die Technik vor dem Termin vollständig testen. Plane außerdem Arbeitsblätter, Shotlist und Filmanleitung so, dass die Gruppe ohne lange Erklärungen starten kann. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum aufgebauten Workshopraum.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Workshopprogramm festlegen
2 Personen
Workshopraum reservieren
Die Einladung erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Diätwünsche erfassen
Teilnehmer bestätigen
Die Gruppeneinteilung erstellen
2 Personen
Den Ablaufplan erstellen
Arbeitsblätter erstellen
Filmanleitung vorbereiten
Erstelle eine einfache Shotlist
Bildfreigaben regeln
Kameras testen
2 Personen
Alle Akkus aufladen
Speicherkarten formatieren
Montagesoftware installieren
2 Personen
Workshopmaterialien drucken
Die Einkäufe erledigen
2 Personen
Ausrüstung beschriften
2 Personen
Den Workshopraum überprüfen
2 Personen
Stelle die Tische auf
3 Personen
Stühle bereitstellen
3 Personen
Das Projektionsset aufstellen
2 Personen
Bild und Ton testen
2 Personen
Kamerasets bereitlegen
3 Personen
Richte den Empfangstisch her
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Event
Empfange die Teilnehmer
3 Personen
Anwesenheit registrieren
2 Personen
Das Programm erläutern
Gib die Filmanweisung
2 Personen
Die Kamera vorführen
2 Personen
Teilnehmergruppen einteilen
2 Personen
Das Skriptteam begleiten
4 Personen
Mittagspause betreuen
3 Personen
Filmaufnahmen begleiten
5 Personen
Videodateien sammeln
2 Personen
Begleite den Aufbau
4 Personen
Getränke und Snacks nachfüllen
2 Personen
Finalfilme zeigen
2 Personen
Die Nachbesprechung moderieren
2 Personen
Den Workshop abschließen
Nachbereitung
Filme sichern
2 Personen
Ausrüstung aufräumen
3 Personen
Das Geschirr spülen
2 Personen
Den Abfall sortieren
2 Personen
Den Raum reinigen
3 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Einwilligungen archivieren
Die erstellten Filme verschicken
Teilnehmerinformationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- Empfangstisch
- Flipchart
- Flipchart-BlöckeAnz. 2
Ausstattung
- VideokamerasAnz. 6
- StativsetsAnz. 6
- RichtmikrofoneAnz. 6
- KopfhörerAnz. 6
- LaptopsAnz. 6
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 4
- KartenleserAnz. 6
- SD-KartenAnz. 12
- Kamera-AkkusAnz. 12
- USB-SticksAnz. 6
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
- Gaffer TapeAnz. 6
- KabelbinderAnz. 50
Geschirr
- TassenAnz. 24
- TrinkgläserAnz. 24
- TellerAnz. 24
- BestecksetsAnz. 24
- ServiertablettsAnz. 4
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- Besen und Kehrblech
- Wischset
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Termin und Raum feststehen. Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher und erfasse dabei auch Diätwünsche und notwendige Bildfreigaben.
- Teile die Teilnehmer spätestens 3 Tage vor dem Workshop in Gruppen ein. Lege pro Gruppe fest, wer Kamera, Ton und Regie übernimmt, damit vor Ort keine Zeit für die Rollenverteilung verloren geht.
- Teste jede Kamera, jedes Richtmikrofon und jeden Kopfhörer mindestens 24 Stunden vorher. Lade alle Kamera-Akkus auf, formatiere die SD-Karten und prüfe die Speicherkapazität für den gesamten Drehtag.
- Installiere die Montagesoftware vorab auf allen Laptops und öffne ein Testprojekt. Bereite außerdem Arbeitsblätter und die einfache Shotlist so vor, dass jede Gruppe mit einem Ausdruck arbeiten kann.
- Baue Beamer, Leinwand und Lautsprecher vor Beginn vollständig auf und teste die HDMI-Verbindung. Sichere Verlängerungskabel mit Gaffer Tape oder Kabelbindern, damit niemand über lose Kabel stolpert.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Filmworkshop organisieren?
- Beginne mindestens 4 Wochen vor dem Termin mit Programm, Raum und Einladungen. Die Teilnehmerbestätigung und Gruppeneinteilung sollten spätestens 3 Tage vorher abgeschlossen sein.
- Wie viele Kameras braucht man für einen Filmworkshop?
- Plane idealerweise eine Kamera pro Kleingruppe ein, damit alle gleichzeitig drehen können. Zusätzlich brauchst du pro Kamera ein Stativ, ein Mikrofon, Kopfhörer und mindestens einen geladenen Ersatzakku.
- Wann sollte man die Technik für einen Filmworkshop testen?
- Führe den vollständigen Techniktest 24 Stunden vor dem Workshop durch. Prüfe dabei Kameras, Akkus, SD-Karten, Laptops, Montagesoftware, Beamer, HDMI-Kabel und Lautsprecher.
- Wie lange vorher müssen Bildfreigaben vorliegen?
- Sammle die Bildfreigaben vor dem Workshop und kontrolliere sie spätestens 3 Tage vorher. Teilnehmer ohne bestätigte Freigabe solltest du bei der Gruppenplanung entsprechend berücksichtigen.
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