Zo organiseer je een filmvertoningsmarathon

Begin niet met stoelen klaarzetten, maar met het programma. Controleer eerst of je de gekozen films mag vertonen, reserveer een geschikte zaal en plan genoeg tijd voor pauzes en techniek. Daarna regel je aanmeldingen, dieetwensen en cateringhoeveelheden. Test projector, scherm, geluid en kabels op locatie vóór de dag zelf. Op de dag van de marathon werk je van zaalcontrole naar opbouw, testvertoning en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Filmprogramma samenstellen
2 personen
2
Films en rechten controleren
2 personen
3
Locatie en zaal reserveren
4
Techniek testen op locatie
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Cateringhoeveelheden bepalen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Films downloaden en opslaan
11
Ondertiteling controleren
12
Reserveringen bevestigen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Films op afspeelvolgorde zetten
15
Techniek en kabels verzamelen
2 personen
16
Houdbaar eten klaarzetten
2 personen
17
Koelproducten koelen
18
Zaal openen
2 personen
19
Zaal controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Projector en scherm opstellen
2 personen
22
Geluid aansluiten
2 personen
23
Verlichting instellen
24
Pauzehoek inrichten
2 personen
25
Snacks portioneren
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Programma zichtbaar ophangen
29
Afspeellijst volledig testen
2 personen
30
Entree en registratie klaarzetten
2 personen

Event

31
Bezoekers ontvangen
3 personen
32
Programma toelichten
33
Eerste film starten
34
Snacks en dranken serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Pauzes begeleiden
2 personen
37
Tweede film starten
38
Warme hapjes serveren
3 personen
39
Derde film starten
40
Laatste film starten
41
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Eten en afval verwijderen
3 personen
43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Zaal schoonmaken
4 personen
46
Meubilair terugplaatsen
4 personen
47
Materialen controleren
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
50
Afval naar inzameling brengen
2 personen
51
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Entreetafel
Pauzetafelsaantal 3

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 2
Speakersaantal 2
Audiokabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 5
Verlengsnoerenaantal 5
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Dimbare lampenaantal 4
Ledlichtsnoerenaantal 2
Zaklampenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Magnetron
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Filmplatenaantal 6
Programmapostersaantal 6
Pijlbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per film een vaste starttijd en tel per vertoning minstens 15 minuten wissel- of pauzetijd op. Zonder die buffer loopt een marathon al na de eerste film achter.
Download alle films vooraf en zet ze in afspeelvolgorde op de laptops. Controleer ondertiteling minstens één keer volledig op het scherm waarop je gaat vertonen; een bestand dat thuis werkt, kan op locatie anders uitpakken.
Test projector, scherm, HDMI-kabels, adapters, speakers en audiokabels uiterlijk één dag vooraf op locatie. Leg ook verlengsnoeren, stekkerdozen en reservebatterijen klaar, zodat een ontbrekende aansluiting de start niet vertraagt.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en bepaal daarna pas de cateringhoeveelheden. Zet houdbaar eten eerder klaar, koelproducten in koelboxen en portioneer snacks vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Open de zaal minimaal 90 minuten voor de geplande start. Gebruik het eerste uur voor stoelen, tafels, verlichting, pauzehoek en techniek; houd daarna 30 minuten over voor een volledige beeld- en geluidstest.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een filmvertoningsmarathon?: Tel de speelduur van alle films op en voeg per film minimaal 15 minuten wisseltijd toe. Plan daarnaast per pauze 20 tot 30 minuten en reserveer op de dag zelf minstens 90 minuten voor de opbouw.
Wanneer moet ik filmrechten en ondertiteling controleren?: Controleer de vertoningsrechten voordat je het programma definitief maakt, bij voorkeur minstens 4 weken vooraf. Test de ondertiteling uiterlijk 1 dag voor de marathon met de bestanden, laptop en projector die je daadwerkelijk gebruikt.
Hoe vroeg moet ik de techniek opbouwen?: Open de zaal minimaal 90 minuten voor aanvang. Sluit projector, scherm en geluid uiterlijk 60 minuten vooraf aan en gebruik de laatste 30 minuten voor een volledige test en het oplossen van kabel- of geluidsproblemen.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een filmvertoningsmarathon?: Gebruik het aantal bevestigde aanmeldingen als basis en verzamel dieetwensen zodra de inschrijvingen sluiten. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan per geplande pauze een aparte portie snacks.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.