Cómo organizar un maratón de proyecciones sin fallos

Un maratón de proyecciones se organiza en este orden: primero cierras el programa y los derechos, después reservas la sala y compruebas la técnica. A continuación gestionas las inscripciones, calculas la comida y preparas los archivos de las películas. El día del evento necesitas tiempo para montar proyector, pantalla, sonido, iluminación y zona de descanso antes de recibir al público. La mayoría de los problemas aparecen por subtítulos sin revisar, cables incompatibles o pausas mal planificadas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Organizar el programa de cine
2 personas
2
Comprobar las películas y los derechos
2 personas
3
Reservar la sede y la sala
4
Probar la técnica en el lugar
2 personas
5
Enviar invitaciones
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Determinar las cantidades del catering
9
Comprobar la lista de la compra
2 personas
10
Descargar y guardar películas
11
Revisar los subtítulos
12
Confirmar las reservas
13
Hacer la compra
2 personas
14
Ordenar las películas según el orden de reproducción
15
Recoger equipo técnico y cables
2 personas
16
Preparar comida no perecedera
2 personas
17
Enfriar los productos refrigerados
18
Abrir la sala
2 personas
19
Comprobar la sala
2 personas
20
Colocar mesas y sillas
4 personas
21
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
22
Conectar el sonido
2 personas
23
Configurar la iluminación
24
Montar el área de descanso
2 personas
25
Porcionar los aperitivos
3 personas
26
Enfriar las bebidas
2 personas
27
Preparar café y té
2 personas
28
Colgar el programa a la vista
29
Probar completamente la lista de reproducción
2 personas
30
Preparar la entrada y el registro
2 personas

Evento

31
Recibir a los visitantes
3 personas
32
Presentar el programa
33
Empezar la primera película
34
Servir snacks y bebidas
3 personas
35
Rellenar las bebidas
2 personas
36
Gestionar los descansos
2 personas
37
Empezar la segunda película
38
Servir aperitivos calientes
3 personas
39
Iniciar la tercera película
40
Poner en marcha la última película
41
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

42
Retirar la comida y los residuos
3 personas
43
Apagar el equipo
2 personas
44
Lavar la vajilla
2 personas
45
Limpiar la sala
4 personas
46
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
47
Comprobar los materiales
2 personas
48
Devolver los objetos prestados
2 personas
49
Guardar el stock sobrante
2 personas
50
Llevar los residuos al punto de recogida
2 personas
51
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 55
Mesascant. 8
Mantelescant. 8
Mesa de entrada
Mesas de descansocant. 3

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 2
Altavocescant. 2
Cables de audiocant. 3
Regletascant. 5
Cables alargadorescant. 5
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Lámparas regulablescant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 2
Linternascant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 70
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Tazas de cafécant. 40
Bandejas de servircant. 10
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 4
Teterascant. 2
Microondas
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3

Decoración

Láminas de películacant. 6
Pósteres del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Esponjascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar invitaciones y deja una copia de las películas en el orden de reproducción. Revisa los subtítulos completos al menos una semana antes, no justo antes de abrir la sala.
Prueba el proyector, la pantalla, los altavoces, los cables HDMI, los adaptadores y las regletas en la sede con los mismos portátiles que usarás. Reserva como mínimo 90 minutos para el montaje y la prueba final.
Calcula las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de comprar. Para el catering, separa la comida no perecedera de los productos refrigerados y enfría estos últimos con tiempo suficiente para servirlos desde el inicio.
Prepara una pausa entre películas y monta una zona de descanso con mesas, sillas y bebidas. Porciona los aperitivos antes de la primera proyección para no interrumpir el cambio de película.
Haz una comprobación de apertura con una lista corta: sala despejada, iluminación regulable, linternas, sonido, archivos, baterías y cables de repuesto. Guarda también una copia local de cada película para no depender de la conexión durante el evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un maratón de proyecciones?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite cerrar el programa, comprobar los derechos, reservar la sala, enviar invitaciones y corregir problemas técnicos antes del día del evento.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una sala de proyecciones?: Calcula al menos 90 minutos para colocar mesas y sillas, montar el proyector y la pantalla, conectar el sonido y configurar la iluminación. Añade 30 minutos si la sala o el equipo no se han probado antes.
¿Cuándo hay que revisar las películas y los subtítulos?: Revísalos como mínimo 7 días antes y vuelve a abrir cada archivo el día anterior. Comprueba la reproducción, el idioma de los subtítulos, el formato de imagen y el orden de todas las películas.
¿Cómo calcular la comida para un maratón de películas?: Usa el número confirmado de inscripciones y las preferencias dietéticas, y añade aproximadamente un 10 % de margen para los aperitivos. Separa las compras no perecederas de los productos refrigerados y enfría estos últimos antes de abrir la sala.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.