Organiser un marathon de projections de films sans imprévu

Un marathon de films se prépare d’abord comme une longue séance technique, puis comme un accueil de groupe. Commence par fixer le programme, vérifier les droits de diffusion et réserver une salle adaptée à plusieurs heures de projection. Teste ensuite l’image, le son et les sous-titres sur place, avant de gérer les inscriptions et les besoins alimentaires. Le jour même, garde du temps pour installer la salle, classer les fichiers et préparer les pauses.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Composer le programme de films
2 personnes
2
Vérifier les films et les droits
2 personnes
3
Réserver le lieu et la salle
4
Tester la technique sur place
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Déterminer les quantités de catering
9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
10
Télécharger et enregistrer les films
11
Vérifier les sous-titres
12
Confirmer les réservations
13
Faire les courses
2 personnes
14
Classer les films dans l’ordre de lecture
15
Rassembler le matériel technique et les câbles
2 personnes
16
Mettre en place les denrées non périssables
2 personnes
17
Mettre les produits réfrigérés au frais
18
Ouvrir la salle
2 personnes
19
Vérifier la salle
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
22
Brancher le son
2 personnes
23
Régler l’éclairage
24
Aménager le coin pause
2 personnes
25
Portionner les snacks
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Afficher le programme bien en vue
29
Tester entièrement la playlist
2 personnes
30
Préparer l’entrée et l’enregistrement
2 personnes

Événement

31
Accueillir les visiteurs
3 personnes
32
Présenter le programme
33
Lancer le premier film
34
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Encadrer les pauses
2 personnes
37
Lancer le deuxième film
38
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
39
Lancer le troisième film
40
Lancer le dernier film
41
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

42
Évacuer la nourriture et les déchets
3 personnes
43
Éteindre l’équipement
2 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Nettoyer la salle
4 personnes
46
Remettre le mobilier en place
4 personnes
47
Vérifier le matériel
2 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
49
Ranger le stock restant
2 personnes
50
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
51
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 55
Tablesqté 8
Nappesqté 8
Table d’accueil
Tables de pauseqté 3

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Câbles audioqté 3
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Lampes à intensité variableqté 4
Guirlandes LEDqté 2
Lampes de pocheqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Micro-ondes
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Plaques de filmqté 6
Affiches du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Épongesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme au moins 3 semaines avant la projection : vérifie la durée totale, les pauses et les droits de chaque film avant d’envoyer les invitations.
Fais un test technique dans la salle 7 à 10 jours avant. Lance un extrait de chaque film avec l’ordinateur, le projecteur, les câbles HDMI, les adaptateurs et les haut-parleurs réellement prévus.
Prévois une pause toutes les 90 à 120 minutes et collecte les besoins alimentaires à l’inscription. Cela permet de déterminer les quantités de snacks, de boissons et de repas sans faire les courses au dernier moment.
Télécharge les films et vérifie les sous-titres au plus tard 48 heures avant. Classe ensuite les fichiers dans l’ordre de lecture et garde une copie sur un second ordinateur ou support disponible sur place.
Arrive au moins 2 heures avant l’accueil du public. Installe les tables et les chaises, branche le son, règle l’éclairage, mets les produits réfrigérés au frais et portionne les snacks avant l’ouverture de la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon de films ?: Prévois environ 3 semaines pour choisir le programme, vérifier les droits, réserver la salle et ouvrir les inscriptions. Termine les téléchargements, les sous-titres et les confirmations au moins 48 heures avant l’événement.
Combien de films prévoir pour un marathon de projections ?: Pour une journée de 8 heures, compte généralement 4 à 6 films selon leur durée, avec une pause de 15 à 30 minutes toutes les 90 à 120 minutes. Calcule le programme à partir de la durée réelle des films, des échanges éventuels et des repas.
Quand tester le projecteur et le son ?: Fais un premier test dans la salle 7 à 10 jours avant, puis une vérification rapide 2 heures avant l’arrivée du public. Teste aussi les câbles HDMI, les adaptateurs, les rallonges, les multiprises et les piles de rechange.
Quelle quantité de nourriture prévoir pour un marathon de films ?: Base les quantités sur le nombre d’inscrits confirmé 3 à 5 jours avant, après avoir recueilli les allergies et les régimes alimentaires. Pour chaque pause, prévois une portion de snack et une boisson par personne, puis ajoute environ 10 % de marge.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.