Checklist voor een filmvertoningsmarathon organiseren

Een filmvertoningsmarathon valt of staat met een strak programma en techniek die vooraf getest is. Regel eerst de zaal, filmrechten en afspeelbestanden; werk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en catering uit. Test projector, scherm, geluid, kabels en ondertiteling op locatie en niet pas bij de start. Op de dag zelf draait het om een logische opbouw: zaal klaarzetten, films op volgorde controleren en de pauzehoek tijdig vullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Filmprogramma samenstellen
2 personen
Films en rechten controleren
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Techniek testen op locatie
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Films downloaden en opslaan
Ondertiteling controleren
Reserveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Films op afspeelvolgorde zetten
Techniek en kabels verzamelen
2 personen
Houdbaar eten klaarzetten
2 personen
Koelproducten koelen
Zaal openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
Pauzehoek inrichten
2 personen
Snacks portioneren
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Programma zichtbaar ophangen
Afspeellijst volledig testen
2 personen
Entree en registratie klaarzetten
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Eerste film starten
Snacks en dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzes begeleiden
2 personen
Tweede film starten
Warme hapjes serveren
3 personen
Derde film starten
Laatste film starten
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en afval verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Afval naar inzameling brengen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Entreetafel
Pauzetafelsaantal 3

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 2
Speakersaantal 2
Audiokabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 5
Verlengsnoerenaantal 5
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Dimbare lampenaantal 4
Ledlichtsnoerenaantal 2
Zaklampenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Magnetron
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Filmplatenaantal 6
Programmapostersaantal 6
Pijlbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per film een vaste starttijd en houd per pauze minimaal 15 minuten vrij. Tel daarnaast tijd mee voor het wisselen van bestanden, het aanpassen van verlichting en het opnieuw aansluiten van geluid.
Download alle films uiterlijk 2 dagen vooraf en bewaar ze op minstens 2 apparaten. Controleer elke film volledig op afspeelbaarheid, beeldverhouding, geluid en ondertiteling voordat je de bestanden op volgorde zet.
Test de projector, het scherm, de speakers en alle HDMI-kabels minimaal 1 dag vooraf in dezelfde zaal. Neem HDMI-adapters, stekkerdozen, verlengsnoeren en reservebatterijen mee; juist die kleine aansluitingen ontbreken vaak.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de marathon in één overzicht. Bepaal daarna de cateringhoeveelheden, koel koelproducten op tijd en zet houdbaar eten klaar voordat de zaal opengaat.
Open de zaal minstens 90 minuten voor de eerste film. Gebruik het eerste halfuur voor tafels en stoelen, daarna voor projector en scherm, geluid en verlichting; richt de pauzehoek pas in als de techniek stabiel werkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmvertoningsmarathon organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met het filmprogramma, de locatie en de controle van filmrechten. Verstuur uitnodigingen zodra de films en tijden vaststaan en rond aanmeldingen en dieetwensen 3 dagen voor de vertoning af.
Wanneer moet ik de techniek voor een filmvertoningsmarathon testen?: Test projector, scherm, laptop, geluid en kabels minimaal 1 dag vooraf op locatie. Doe op de dag zelf nog een korte controle bij het openen van de zaal, bij voorkeur 90 minuten voor de eerste film.
Hoeveel pauzetijd heb je nodig bij een filmvertoningsmarathon?: Plan per filmblok minimaal 15 minuten pauze voor toiletbezoek, snacks en het wisselen van bestanden. Bij een marathon met meerdere lange films is 20 minuten veiliger, vooral als de pauzehoek op een andere plek staat.
Wanneer moet ik eten en drinken voorbereiden voor een filmvertoningsmarathon?: Zet houdbare snacks en servies op de dag zelf klaar voordat de zaal opengaat. Koelproducten koel je enkele uren vooraf; portioneren doe je kort voor de eerste pauze, zodat snacks niet uitdrogen of warm worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.