Filmvorführungsmarathon organisieren: die komplette Checkliste
Ein Filmvorführungsmarathon braucht mehr Vorbereitung als ein einzelner Filmabend: Programm, Vorführrechte, Technik und Pausen müssen zusammenpassen. Beginne früh mit der Filmauswahl und prüfe Untertitel sowie Abspielbarkeit, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen zählen bestätigte Reservierungen, gekühlte Lebensmittel und ein vollständiger Kabelsatz. Am Veranstaltungstag bleibt genug Zeit, wenn Projektor, Ton und Sitzordnung nicht erst kurz vor Beginn getestet werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Filmprogramm zusammenstellen
2 Personen
Filme und Rechte prüfen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Technik vor Ort testen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Cateringmengen festlegen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Filme herunterladen und speichern
Untertitel überprüfen
Reservierungen bestätigen
Einkaufen gehen
2 Personen
Filme in Abspielreihenfolge sortieren
Technik und Kabel zusammensuchen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel bereitstellen
2 Personen
Kühlprodukte kühlen
Saal öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Ton anschließen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
Pausebereich einrichten
2 Personen
Snacks portionieren
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Programm sichtbar aufhängen
Playlist vollständig testen
2 Personen
Einlass und Registrierung vorbereiten
2 Personen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Ersten Film starten
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausen betreuen
2 Personen
Zweiten Film starten
Warme Snacks servieren
3 Personen
Dritten Film starten
Letzten Film starten
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Essen und Abfall entfernen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Abfall zur Sammlung bringen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 55
- TischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- Empfangstisch
- PausentischeAnz. 3
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LaptopsAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- AudiokabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 5
- VerlängerungskabelAnz. 5
- ErsatzbatterienAnz. 12
Beleuchtung
- Dimmbares LichtAnz. 4
- LED-LichterkettenAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 70
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- Mikrowelle
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Dekoration
- FilmplattenAnz. 6
- Programmatische PosterAnz. 6
- WegweiserAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Filmprogramm mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest und prüfe für jeden Titel die Vorführrechte, die verfügbare Datei und die Untertitel. Speichere die Filme zusätzlich auf einem zweiten Laptop oder Laufwerk.
- Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Adapter spätestens am Vortag mit genau den Geräten, die vor Ort verwendet werden. Plane außerdem mindestens ein Verlängerungskabel und Ersatzbatterien ein.
- Verschicke die Einladungen früh und bearbeite Anmeldungen fortlaufend. Frage dabei nach Ernährungswünschen und bestätige Reservierungen spätestens 3 Tage vor dem Marathon, damit die Cateringmenge realistisch bleibt.
- Rechne für jede Pause eigene Mengen an Snacks und Getränken ein, statt alles für den ganzen Tag auf einmal bereitzustellen. Haltbare Lebensmittel können vorher bereitstehen; Kühlprodukte gehören erst am Veranstaltungstag in Kühlboxen oder Kühlschränke.
- Öffne den Saal mindestens 2 Stunden vor dem ersten Film. Kontrolliere Sitzplätze, Beleuchtung und Pausebereich, baue Projektor und Ton auf und spiele die Filme bereits in der geplanten Reihenfolge an, damit ein fehlender Adapter nicht während der Vorführung auffällt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Filmvorführungsmarathon planen?
- Beginne etwa 4 Wochen vorher mit dem Programm, den Vorführrechten und der Reservierung des Saals. Die Technik solltest du spätestens am Vortag vollständig testen.
- Wie viele Filme passen in einen Filmvorführungsmarathon?
- Plane zwischen den Filmen jeweils 15 bis 30 Minuten Pause ein. Bei einem Veranstaltungstag von 8 bis 10 Stunden passen je nach Filmlänge meist 3 bis 5 Filme, ohne dass der Ablauf zu eng wird.
- Wann muss ich die Teilnehmerzahl für das Catering festlegen?
- Sammle Ernährungswünsche laufend und schließe die Anmeldung etwa 3 Tage vor dem Termin. Danach kannst du Snacks, Getränke, Geschirr und Kühlprodukte passend zur bestätigten Personenzahl einkaufen.
- Was muss ich am Veranstaltungstag zuerst erledigen?
- Öffne den Saal mindestens 2 Stunden vorher und kontrolliere zuerst Strom, Projektor, Leinwand und Ton. Danach stellst du Tische und Stühle auf, richtest die Beleuchtung ein und portionierst die Snacks für die erste Pause.
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