Checklist pour organiser une marathon de projections de films

Une marathon de projections de films demande surtout une bonne préparation technique et un déroulé précis. Commence par composer le programme, vérifier les droits et réserver une salle adaptée, puis verrouille les inscriptions et la restauration. Les fichiers vidéo, les sous-titres, le son et les câbles doivent être testés avant le jour J, pas au moment d’accueillir le public. Cette checklist regroupe les étapes à suivre dans l’ordre, du premier choix de films à l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Composer le programme de films
2 personnes
Vérifier les films et les droits
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Tester la technique sur place
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Télécharger et enregistrer les films
Vérifier les sous-titres
Confirmer les réservations
Faire les courses
2 personnes
Classer les films dans l’ordre de lecture
Rassembler le matériel technique et les câbles
2 personnes
Mettre en place les denrées non périssables
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Régler l’éclairage
Aménager le coin pause
2 personnes
Portionner les snacks
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Afficher le programme bien en vue
Tester entièrement la playlist
2 personnes
Préparer l’entrée et l’enregistrement
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Lancer le premier film
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les pauses
2 personnes
Lancer le deuxième film
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
Lancer le troisième film
Lancer le dernier film
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Évacuer la nourriture et les déchets
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 55
Tablesqté 8
Nappesqté 8
Table d’accueil
Tables de pauseqté 3

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Câbles audioqté 3
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Lampes à intensité variableqté 4
Guirlandes LEDqté 2
Lampes de pocheqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Micro-ondes
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Plaques de filmqté 6
Affiches du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Épongesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Prévois le programme plusieurs semaines à l’avance : vérifie les droits de chaque film, télécharge les fichiers et regarde les sous-titres avant de communiquer les horaires.
Fais un test technique dans la salle au moins 3 à 5 jours avant la projection. Branche chaque ordinateur, projecteur, écran et haut-parleur avec les câbles, adaptateurs et rallonges réellement prévus.
Demande les besoins alimentaires lors de l’inscription et fixe les quantités avant les courses. Pour une longue soirée, sépare les produits réfrigérés des denrées non périssables et garde les boissons au frais.
Classe les films dans l’ordre de lecture la veille, avec une copie enregistrée sur l’ordinateur utilisé. Prépare aussi une solution de secours : second ordinateur, câbles HDMI et piles de rechange.
Ouvre la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Installe les tables et les chaises, règle l’éclairage, vérifie le son et portionne les snacks avant de lancer la première séance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une marathon de projections de films ?: Prévois idéalement 3 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de choisir le programme, vérifier les droits, réserver la salle, traiter les inscriptions et tester la technique.
Quand faut-il tester le projecteur et le son ?: Fais un test complet sur place 3 à 5 jours avant l’événement, puis un contrôle rapide 60 minutes avant l’accueil. Vérifie l’image, le son, les sous-titres, les branchements et les rallonges.
Combien de films prévoir pour une marathon de projections ?: Cela dépend de la durée de chaque film et des pauses, mais calcule le programme par blocs de 2 à 3 heures. Ajoute au moins 15 minutes entre deux films pour les changements, les questions et la pause.
Quand acheter et préparer la nourriture ?: Achète les produits non périssables 1 à 3 jours avant et les produits frais la veille ou le jour même. Mets les produits réfrigérés au frais dès leur arrivée et portionne les snacks avant l’ouverture de la salle.

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