Filmvertoning organiseren: complete checklist

Een filmvertoning staat of valt met drie dingen: toestemming om de film te vertonen, geteste techniek en een strak tijdschema. Regel eerst film, datum, locatie, begroting en vertoningsrechten. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, catering en het programma. Op de dag zelf bouw je de zaal op, test je beeld en geluid opnieuw en controleer je de film inclusief ondertiteling. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer moet gebeuren, zodat je niet pas bij de start ontdekt dat een kabel, bestand of aansluiting ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Film en datum bepalen
2 personen
Locatie reserveren
Vertoningsrechten regelen
Begroting vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijden bevestigen
Techniek testen
2 personen
Filmbestand controleren
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Aanmeldlijst printen
Film downloaden
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Film en ondertiteling testen
2 personen
Lichtplan instellen
Versiering ophangen
2 personen
Snacktafel inrichten
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
Toiletten controleren

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Film afspelen
Pauze begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Snacks aanvullen
2 personen
Vragen beantwoorden
Avondprogramma aankondigen
Tweede film afspelen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Stoelen opruimen
3 personen
Tafels opruimen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 6
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Afstandsbedieningenaantal 2
Reservebatterijenaantal 8
Gaffer tapeaantal 2

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Zaklampenaantal 3

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Schenkkanaantal 4

Keuken

Popcornmachine
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Filmplatenaantal 3
Filmstrokenaantal 2
Tafelkledenaantal 6
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmop
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook of je het juiste filmbestand en de gewenste ondertiteling hebt; download de film uiterlijk vóór de opbouwdag.
Plan minstens 60 tot 90 minuten voor de technische opbouw. Sluit projector, scherm, laptop, luidsprekers en audiomixer aan en test beeld, geluid en ondertiteling met precies het bestand dat je gaat afspelen.
Maak de zaalindeling voordat bezoekers binnenkomen. Zet stoelen en tafels klaar, houd looppaden vrij en plaats de ontvangsttafel, kapstokken en afvalbakken op logische punten.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bestel catering op basis van het definitieve aantal. Koel dranken op tijd, zet popcorn- en koffiespullen klaar en controleer of glazen, kopjes, borden en bestek beschikbaar zijn.
Leg reserveonderdelen bij de techniek: extra HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen, afstandsbedieningen, batterijen en gaffer tape. Houd ook zaklampen bij de hand, zodat je tijdens een donkere zaal veilig kunt ingrijpen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmvertoning organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met film, datum, locatie en vertoningsrechten. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de praktische tijden vaststaan.
Hoeveel tijd heb je nodig om een filmvertoning op te bouwen?: Reken op 60 tot 90 minuten voor stoelen, tafels, scherm, projector, geluid en licht. Plan daarna nog minimaal 30 minuten voor een volledige test van film en ondertiteling.
Wanneer moet ik de vertoningsrechten voor een film regelen?: Regel de rechten voordat je de filmvertoning aankondigt, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Zo kun je nog een alternatief kiezen als toestemming niet beschikbaar is.
Wat moet ik testen voor een filmvertoning?: Test uiterlijk op de dag zelf het filmbestand, beeldformaat, geluid, ondertiteling, aansluitingen en lichtplan. Speel minstens 5 minuten van de film af via de volledige installatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.