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Organiser une projection de film sans rien oublier

Une projection de film se prépare dans un ordre précis : choisir le film, réserver le lieu, obtenir les droits et vérifier la technique avant d’inviter les spectateurs. Le jour J, l’écran, le vidéoprojecteur, le son et les sous-titres doivent être testés avant l’arrivée du public. Cette checklist rassemble aussi les détails souvent repoussés, comme le refroidissement des boissons, l’impression des inscrits et l’installation de l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Déterminer le film et la date

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Organiser les droits de diffusion

  • Fixer le budget

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer le programme et les horaires

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Vérifier le fichier vidéo

  • Commander le catering

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Imprimer la liste des inscrits

  • Télécharger le film

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier l’espace

    2 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer les tables

    2 personnes

  • Installer l’écran de projection

    2 personnes

  • Brancher le projecteur

    2 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Tester le film et les sous-titres

    2 personnes

  • Configurer le plan d'éclairage

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Mettre en place la table des snacks

    2 personnes

  • Mettre en place le comptoir d’accueil

  • Vérifier les toilettes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Présenter le programme

  • Lancer le film

  • Encadrer la pause

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les snacks

    2 personnes

  • Répondre aux questions

  • Annoncer le programme du soir

  • Lire le deuxième film

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Emballer le matériel

    2 personnes

  • Ranger les chaises

    3 personnes

  • Dégager les tables

    2 personnes

  • Nettoyer l’espace

    3 personnes

  • Nettoyer les toilettes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Ranger les restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 60
  • Tablesqté 6
  • Table d’accueil
  • Poubellesqté 4
  • Porte-manteauxqté 2

Équipement

  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Ordinateur portable
  • Haut-parleursqté 2
  • Mixeur audio
  • Câble HDMIqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Télécommandesqté 2
  • Piles de rechangeqté 8
  • Ruban gafferqté 2

Éclairage

  • Lampes d'ambianceqté 6
  • Lampes de pocheqté 3

Vaisselle

  • Verresqté 70
  • Tasses à caféqté 30
  • Assiettesqté 70
  • Couvertsqté 60
  • Plateaux de serviceqté 10
  • Carafeqté 4

Cuisine

  • Machine à pop-corn
  • Bouilloiresqté 2
  • Machine à café
  • Glacièresqté 3
  • Bacs à glaçonsqté 3
  • Louchesqté 8

Décoration

  • Plaques de filmqté 3
  • Bandes de filmqté 2
  • Nappesqté 6
  • Flèches de signalisationqté 8

Nettoyage

  • Aspirateur
  • Serpillière
  • Seauxqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réglez les droits de diffusion avant d’envoyer les invitations. Ajoutez ensuite la date, les horaires et la durée du film au programme définitif.
  • Testez le fichier vidéo sur l’ordinateur portable qui servira le jour J, avec le vidéoprojecteur, le câble HDMI et la sonorisation réellement prévus. Vérifiez aussi les sous-titres jusqu’à la fin du film.
  • Prévoyez l’installation technique avant l’ouverture du lieu : branchements, rallonges, multiprises et câbles doivent être accessibles sans traverser l’espace réservé aux spectateurs. Gardez du ruban gaffer et des piles de rechange à portée de main.
  • Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander le catering. Imprimez la liste des inscrits le jour même ou la veille pour accélérer l’accueil.
  • Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début et préparez les glaçons séparément. Les verres, tasses, assiettes et couverts doivent être installés avant l’arrivée du public, pas pendant le réglage du film.

Questions fréquentes

Quand faut-il tester le vidéoprojecteur pour une projection de film ?
Faites un test complet au moins 24 heures avant la projection, puis un contrôle rapide le jour même. Utilisez le fichier vidéo définitif et vérifiez l’image, le son et les sous-titres pendant plusieurs minutes.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une projection de film ?
Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture du lieu pour installer les chaises, les tables, l’écran, le vidéoprojecteur et la sonorisation. Ajoutez du temps si le matériel n’a jamais été utilisé dans cette salle.
Quand commander le catering pour une projection de film ?
Commandez-le après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Pour éviter les changements de dernière minute, confirmez les quantités au moins 3 à 5 jours avant la projection.
Que faut-il vérifier avant de lancer le film ?
Contrôlez le fichier vidéo, le format de l’image, le volume, les sous-titres et les branchements. Faites aussi un passage dans la salle pour vérifier les chaises, l’éclairage, les boissons et la liste d’accueil.

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