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Checkliste für eine gelungene Filmvorführung

Bei einer Filmvorführung müssen Film, Vorführungsrechte, Raum und Technik früh zusammenpassen. Kläre zuerst Datum, Budget und Location, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. In den letzten Tagen zählen vor allem Anmeldungen, Ernährungswünsche und ein vollständiger Techniktest. Plane am Veranstaltungstag genügend Zeit für Aufbau, Bild, Ton, Untertitel und Licht ein – besonders dann, wenn Beamer, Leinwand und Laptop nicht regelmäßig gemeinsam genutzt werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Film und Datum festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Aufführungsrechte regeln

  • Budget festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Zeiten bestätigen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Filmdatei prüfen

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Anmeldeliste drucken

  • Film herunterladen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Film und Untertitel testen

    2 Personen

  • Lichtplan einstellen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Snacktisch einrichten

    2 Personen

  • Empfangstresen aufstellen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Film abspielen

  • Pause betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Fragen beantworten

  • Abendprogramm ankündigen

  • Zweiten Film abspielen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Tische aufräumen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Reste verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 6
  • Empfangstisch
  • AbfallbehälterAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FernbedienungenAnz. 2
  • ErsatzbatterienAnz. 8
  • Gaffer TapeAnz. 2

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 3

Geschirr

  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 10
  • KaraffeAnz. 4

Küche

  • Popcornmaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • Kaffeemaschine
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

  • FilmplattenAnz. 3
  • FilmstreifenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 6
  • HinweispfeileAnz. 8

Reinigung

  • Staubsauger
  • Wischmopp
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Regle die Aufführungsrechte, bevor du den Film öffentlich ankündigst. Prüfe außerdem früh, ob die Filmdatei in der geplanten Auflösung und mit den benötigten Untertiteln vorliegt.
  • Plane für den Techniktest mindestens 60 Minuten ein. Teste dabei nicht nur den Beamer, sondern auch HDMI-Kabel, Lautsprecher, Audiomischpult, Fernbedienungen und Ersatzbatterien.
  • Bestelle Catering erst nach dem Anmeldeschluss und rechne die erfassten Ernährungswünsche ein. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; stelle Wasser zusätzlich in Karaffen bereit.
  • Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. In dieser Zeit lassen sich Stühle, Tische, Empfangstisch, Leinwand und Abfallbehälter aufstellen, ohne dass Gäste beim Aufbau eintreffen.
  • Drucke die Anmeldeliste vor dem Einlass und lege Taschenlampen sowie Gaffer Tape griffbereit. So kannst du fehlende Namen, lockere Kabel oder kleine Probleme im abgedunkelten Raum sofort lösen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Filmvorführung organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Film, Datum, Location und Aufführungsrechten. Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte man die Technik für eine Filmvorführung testen?
Führe einen vollständigen Test 1 bis 2 Tage vorher durch und wiederhole die Prüfung am Veranstaltungstag. Plane dafür mindestens 60 Minuten mit der tatsächlich verwendeten Filmdatei ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Filmvorführung?
Rechne mit mindestens 2 Stunden für Raum, Sitzplätze, Leinwand, Beamer, Ton und Licht. Bei unbekannter Technik oder mehreren Helfern ist ein Zeitpuffer von 30 Minuten sinnvoll.
Wann sollte man Catering und Getränke für eine Filmvorführung bestellen?
Bestelle das Catering nach dem Anmeldeschluss, meist 5 bis 7 Tage vor der Vorführung. Erfasse bis dahin alle Ernährungswünsche und kühle die Getränke spätestens 2 Stunden vor dem Einlass.

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