Checklist voor een goed georganiseerde filmvertoning
Een filmvertoning vraagt meer voorbereiding dan alleen een filmbestand en een projector. Je moet eerst de datum, locatie en vertoningsrechten vastleggen, daarna het programma, de bezoekers en de catering organiseren. Op de dag zelf draait veel om techniek: controleer het filmbestand, de ondertiteling, aansluitingen en het geluid vóór de eerste bezoeker binnenkomt. Deze checklist helpt je de 52 taken in een logische volgorde af te werken, inclusief zaalopstelling, koffie en thee en de laatste controle van de bezoekerslijst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en film vastleggen
2 personen
Vertoningsrechten regelen
Locatie reserveren
Begroting opstellen
Filmprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Techniek testen
2 personen
Catering bestellen
Vrijwilligers indelen
Bezoekerslijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Filmbestand controleren
Apparatuur klaarzetten
2 personen
Zaal openen
2 personen
Zaal inspecteren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Film en ondertiteling testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Pauzehapjes klaarzetten
2 personen
Verlichting instellen
Ingang en route markeren
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers briefen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Film aankondigen
Film starten
Zaal en techniek bewaken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Pauze begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
Geleende spullen retourneren
2 personen
Vermiste spullen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 6
- Tafelkleedaantal 6
Apparatuur
- Projector
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Geluidsboxenaantal 2
- Audiomixer
- Microfoon
- Verlengkabelaantal 4
- Stekkerdoosaantal 4
- Reservebatterijenaantal 8
- Ticketlijst
- Pennenaantal 10
- Plakbandaantal 4
- Kabelbindersaantal 50
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 2
Servies
- Herbruikbare glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Serveerbladenaantal 6
- Scharenaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Tangenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Decoratie
- Filmpostersaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 100
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Regel de vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook of je het juiste filmbestand en de correcte ondertiteling ontvangt; test beide uiterlijk een paar dagen voor de vertoning.
- Plan de technische test niet pas bij aanvang. Reserveer minimaal 60 minuten vóór de inloop om projector, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, geluidsboxen en audiomixer aan te sluiten en volledig te testen.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Houd de bezoekerslijst op de dag zelf bij, zodat je weet hoeveel koffie, thee, glazen en servies nodig zijn.
- Maak de zaalindeling voordat je stoelen en tafels klaarzet. Controleer of bezoekers vrij zicht op het scherm hebben en of verlengkabels en stekkerdozen geen looproutes blokkeren.
- Wijs vrijwilligers concrete momenten toe: minstens één persoon voor ontvangst en de bezoekerslijst, één voor catering en één voor techniek. Open de zaal pas nadat de zaalinspectie, apparatuurcontrole en proefvertoning zijn afgerond.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een filmvertoning organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en vertoningsrechten. Verstuur uitnodigingen zodra programma en locatie vaststaan, zodat je minimaal 2 weken hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
- Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een filmvertoning te testen?
- Plan minimaal 60 minuten voor het aansluiten en testen van projector, scherm, laptop en geluid. Controleer daarnaast het filmbestand en de ondertiteling volledig, niet alleen de eerste minuten.
- Wanneer moet ik de catering voor een filmvertoning bestellen?
- Bestel de catering zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de vertoning door.
- Wat moet ik op de dag van een filmvertoning als eerste doen?
- Open de zaal minstens 2 uur vóór de inloop. Inspecteer de ruimte, zet stoelen en tafels klaar, plaats het scherm en sluit de apparatuur aan; houd daarna nog minimaal 30 minuten over voor een volledige film- en geluidstest.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!