LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Filmvorführung organisieren: Die komplette Checkliste

Bei einer Filmvorführung müssen Filmrechte, Technik, Sitzplätze und Verpflegung ineinandergreifen. Kläre zuerst Termin, Film, Veranstaltungsort und Budget, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Datei- und Untertiteltests sowie die Einteilung der Helfer. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Ablauf für Saal, Projektion, Einlass und Kaffee- oder Teeservice.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Film festlegen

    2 Personen

  • Aufführungsrechte regeln

  • Location reservieren

  • Budget erstellen

  • Filmprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Freiwillige einteilen

  • Besucherliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Filmdatei prüfen

  • Ausrüstung bereitstellen

    2 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Saal inspizieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Film und Untertitel testen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Pausensnacks bereitstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

  • Eingang und Route markieren

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Film ankündigen

  • Film starten

  • Saal und Technik überwachen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Pause betreuen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Benutzte Gläser einsammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Vermisste Gegenstände prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 6
  • TischdeckeAnz. 6

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • LautsprecherboxenAnz. 2
  • Audiomischpult
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • SteckdosenleisteAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 8
  • Ticketliste
  • StifteAnz. 10
  • KlebebandAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 50

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ScherenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Dekoration

  • FilmplakateAnz. 4
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 100

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Regle die Aufführungsrechte, bevor du den Film öffentlich ankündigst. Prüfe außerdem, ob die endgültige Filmdatei und die gewünschten Untertitel vor dem Techniktest verfügbar sind.
  • Plane den Techniktest nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 24 Stunden vorher mit genau der Datei, die gezeigt werden soll.
  • Erstelle die Besucherliste spätestens am Vortag und gleiche sie mit den Anmeldungen ab. Berücksichtige dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering nicht erst beim Einlass angepasst werden muss.
  • Öffne den Saal mindestens 90 Minuten vor Beginn. In dieser Zeit lassen sich Stühle und Tische stellen, Leinwand und Projektor ausrichten, Kabel sichern und Wegweiser anbringen.
  • Halte Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und eine Steckdosenleiste griffbereit. Gerade bei Projektor, Lautsprechern und Mikrofon verhindert ein Reserve-Set, dass ein kleiner Strom- oder Batteriefehler den Einlass verzögert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Filmvorführung organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Film, Aufführungsrechten und Location. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor der Vorführung verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeiten kannst.
Wann sollte man die Technik für eine Filmvorführung testen?
Führe einen vollständigen Test mindestens 24 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei Filmdatei, Untertitel, Bildformat, Ton, Mikrofon und alle Kabel; am Veranstaltungstag folgt ab etwa 90 Minuten vorher nur noch der Aufbau und ein kurzer Funktionstest.
Wie viele Helfer braucht man für eine Filmvorführung?
Für eine kleine Vorführung solltest du mindestens 3 Personen einteilen: eine für Einlass und Besucherliste, eine für Technik und eine für Catering beziehungsweise Saal. Bei mehr als 50 Gästen ist eine zusätzliche Person für Einlass oder Service sinnvoll.
Wann sollte man das Catering für eine Filmvorführung bestellen?
Bestelle das Catering etwa 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Erfasse spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung die finalen Ernährungswünsche und kaufe haltbare Getränke sowie Servicematerial rechtzeitig ein.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!