Checklist pour organiser une projection de film

Une projection de film réussie repose autant sur les droits et les inscriptions que sur le projecteur. Cette checklist vous guide dans l’ordre : choisir le film et la date, réserver la salle, préparer l’accueil, puis tester chaque élément technique. Elle couvre aussi l’installation des chaises, de l’écran et de la sonorisation, ainsi que le service de café et de restauration. Prévoyez une dernière vérification sur place avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le film
2 personnes
Organiser les droits de diffusion
Réserver le lieu
Établir le budget
Composer le programme de films
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Répartir les bénévoles
Vérifier la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le fichier vidéo
Installer le matériel
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Inspecter la salle
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le film et les sous-titres
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les collations de pause
2 personnes
Régler l’éclairage
Baliser l'entrée et l'itinéraire
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefing des bénévoles

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Annoncer le film
Lancer le film
Surveiller la salle et la technique
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Rassembler les verres utilisés
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Ranger le stock restant
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vérifier les objets manquants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 6
Nappeqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Enceintesqté 2
Mixeur audio
Microphone
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Piles de rechangeqté 8
Liste des billets
Stylosqté 10
Ruban adhésifqté 4
Serre-câblesqté 50

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 4
Glacièresqté 3

Décoration

Affiches de filmqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 100

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réglez les droits de diffusion avant d’envoyer les invitations. Sans cette autorisation, le choix du film peut encore changer et rendre votre programme ou votre communication inutilisable.
Testez le fichier vidéo, le projecteur, le câble HDMI, les enceintes et les sous-titres au moins 24 heures avant la séance. Un simple test de l’image ne suffit pas à repérer un problème de son ou de synchronisation.
Arrivez assez tôt pour installer l’écran, brancher la sonorisation et disposer les chaises. Prévoyez au minimum 60 minutes entre l’ouverture de la salle et l’accueil du public si le matériel n’est pas déjà installé.
Vérifiez les inscriptions et les besoins alimentaires le jour même, puis préparez le catering en fonction du nombre confirmé. Gardez une marge de 5 à 10 % pour les gobelets, tasses et portions supplémentaires.
Désignez les bénévoles avant le jour de la projection, avec une personne responsable de la technique et une autre de l’accueil. Cette répartition évite que la même personne doive gérer les badges, les retardataires et un problème de projecteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une projection de film ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer les droits de diffusion, réserver la salle, ouvrir les inscriptions et commander le catering sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il tester le projecteur et le film ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant l’événement, puis un contrôle sur place 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez l’image, le son, les sous-titres, le câble HDMI et les rallonges électriques.
Combien de chaises faut-il prévoir pour une projection de film ?: Installez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez environ 5 % de places supplémentaires. Pour 80 inscrits, prévoyez donc 84 chaises afin de gérer les inscriptions tardives ou les accompagnants.
Que faut-il vérifier juste avant l’arrivée des participants ?: Contrôlez la liste des participants, les badges, l’éclairage, l’écran, le projecteur et la sonorisation. Vérifiez aussi que le café, le thé et le service traiteur sont prêts au moins 30 minutes avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.