Checklist voor een goed georganiseerde filmpremière
Een filmpremière vraagt meer voorbereiding dan alleen een film en een zaal. Je moet vertoningsrechten, de definitieve filmversie en techniek tijdig vastleggen, terwijl gastenregistratie, catering en presentatie hun eigen deadlines hebben. Begin met datum en locatie en werk daarna naar de vertoning toe in vaste fasen. Test beeld en geluid niet pas vlak voor aanvang: controleer de film afspeelbaar met de laptop, beamer, het scherm en de geluidsinstallatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Filmvertoningsrechten controleren
Filmdefinitief controleren
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Fotograaf reserveren
Presentator briefen
2 personen
Sprekers briefen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Gastenlijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Techniek testen
3 personen
Film afspelen testen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Rode loper leggen
3 personen
Afscheiding plaatsen
3 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Fotowand plaatsen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Scherm en projector opstellen
3 personen
Geluid testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Event
Gasten ontvangen
5 personen
Aanmeldingen registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Rode loper begeleiden
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Opening aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Film starten
2 personen
Filmvertoning bewaken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks klaarzetten
2 personen
Nagesprek begeleiden
2 personen
Receptie openen
2 personen
Receptiedrankjes serveren
4 personen
Receptiehapjes serveren
4 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Catering opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Huurmaterialen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen controleren
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cocktailtafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 6
- Registratietafelaantal 2
- Stoelenaantal 120
- Garderoberekkenaantal 3
- Krukkenaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Reservebatterijenaantal 12
- Koptelefoonaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Lichtstatievenaantal 4
Decoratie
- Rode loper
- Fotowand
- Achtergronddoek
- Filmsterrenpostersaantal 8
- Filmklappersaantal 2
- Ballonnenbogenaantal 2
- Tafeldecoratiesaantal 10
- Bloemstukkenaantal 6
- Pijlbordenaantal 8
- Afzetpalenaantal 8
- Afzetlintaantal 4
Servies
- Wijnglazenaantal 120
- Waterglazenaantal 120
- Champagneglazenaantal 120
- Bordenaantal 150
- Dessertbordjesaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerplankenaantal 12
- Schenkflessenaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudfolieaantal 3
- Koelzakkenaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Registratie
- Naambadgehoudersaantal 120
- Badgekoordenaantal 120
- Klembordenaantal 4
- Balpennenaantal 20
- Printpapieraantal 250
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de filmrechten en de definitieve filmbestanden uiterlijk 2 weken voor de première. Test daarna het bestand op de laptop en met de volledige opstelling, zodat een incompatibele HDMI-aansluiting of ontbrekende codec niet op de avond zelf opduikt.
- Plan de gastenadministratie in twee momenten: verstuur uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het event. Gebruik de definitieve lijst voor naambadges, catering, parkeerinformatie en de registratiebalie.
- Reserveer techniek, catering, fotograaf, presentator en sprekers zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Leg in het draaiboek vast wie de microfoons beheert, wie de film start en wie aanspreekpunt is bij een storing.
- Loop de locatie 1 week vooraf na op publieksstromen. Zet registratietafel, garderoberekken, cocktailtafels, stoelen, rode loper, fotowand en pijlborden zo dat ontvangst, fotomoment en zaal zonder zoeken te vinden zijn.
- Doe boodschappen en bereid hapjes op de laatste 1 à 2 dagen, maar koel dranken pas op de dag zelf. Plan minimaal 2 uur voor aanvang voor opbouw, licht, decoratie, geluidscheck en een volledige filmtest; houd reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen binnen handbereik.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een filmpremière organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vertoningsrechten en techniek. Verstuur uitnodigingen 4 tot 6 weken voor de première en maak de definitieve gasten- en cateringlijst ongeveer 7 dagen vooraf.
- Wanneer moet ik de filmrechten voor een première regelen?
- Regel de vertoningsrechten zodra datum en locatie bekend zijn, bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Controleer uiterlijk 2 weken voor het event ook of je de juiste definitieve filmversie hebt ontvangen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een filmpremière op te bouwen?
- Reken op minimaal 2 uur voor meubels, registratie, decoratie, rode loper, licht en techniek. Reserveer daarna extra tijd voor een volledige test van beeld, geluid en de film zelf voordat gasten binnenkomen.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een filmpremière?
- Verstuur uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf. Vraag dieetwensen en parkeerinformatie meteen uit en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de première, zodat badges en catering definitief kunnen worden gemaakt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!