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Filmpremiere organisieren: die komplette Checkliste

Eine Filmpremiere braucht mehr als einen fertigen Film und einen Projektor. Du musst Vorführrechte klären, Technik und Ablauf testen, Gäste verwalten und den Empfang vor Ort organisieren. Plane die entscheidenden Reservierungen mehrere Wochen vorher und prüfe Bild, Ton und Untertitel spätestens am Vortag. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung – von der Termin- und Ortswahl bis zum letzten Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Filmvormführungsrechte prüfen

  • Filmfinale prüfen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Fotograf buchen

  • Moderator briefen

    2 Personen

  • Sprecher briefen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Gästeliste drucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Filmwiedergabe testen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Roten Teppich auslegen

    3 Personen

  • Abtrennung aufstellen

    3 Personen

  • Eingangstresen aufbauen

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Leinwand und Beamer aufstellen

    3 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    5 Personen

  • Anmeldungen erfassen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Roten Teppich begleiten

    3 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Film starten

    2 Personen

  • Filmvorführung beaufsichtigen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks bereitstellen

    2 Personen

  • Nachgespräch moderieren

    2 Personen

  • Empfang eröffnen

    2 Personen

  • Empfangsgetränke servieren

    4 Personen

  • Empfangssnacks servieren

    4 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Die letzten Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Mietmaterialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen prüfen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • CocktailtischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 6
  • RegistrierungstischAnz. 2
  • StühleAnz. 120
  • GarderobenständerAnz. 3
  • HockerAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 12
  • KopfhörerAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 4

Dekoration

  • Roter Teppich
  • Fotowand
  • Hintergrundtuch
  • Filmstar-PosterAnz. 8
  • FilmklappenAnz. 2
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdekorationenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • WegweiserAnz. 8
  • AbsperrpfostenAnz. 8
  • AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

  • WeingläserAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • ChampagnergläserAnz. 120
  • TellerAnz. 150
  • DesserttellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierbretterAnz. 12
  • SchenkflaschenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltefolieAnz. 3
  • KühltaschenAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 12

Registrierung

  • NamensschildhalterAnz. 120
  • Bändchen für NamensschilderAnz. 120
  • KlemmbretterAnz. 4
  • KugelschreiberAnz. 20
  • DruckpapierAnz. 250
  • KlebebandAnz. 6
  • SchereAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Vorführrechte und prüfe die finale Filmdatei frühzeitig. Eine Testwiedergabe mit dem tatsächlich verwendeten Laptop, Beamer, HDMI-Kabel und Mischpult verhindert Überraschungen am Premierenabend.
  • Verschicke Einladungen nicht erst nach der Programmplanung. Lege zuerst Programm, Moderation und Sprecher fest und frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung ab.
  • Plane den Einlass als eigenen Ablauf: Registrierungstisch, gedruckte Gästeliste, Namensschilder und Wegweiser sollten mindestens 60 Minuten vor Beginn bereitliegen.
  • Reserviere Catering und Technik mit ausreichendem Vorlauf. Für Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und Ersatzbatterien brauchst du am besten mindestens 3 bis 4 Wochen vorher eine feste Zusage.
  • Teste die Filmwiedergabe und den Ton am Vortag vollständig und halte Ersatzbatterien sowie Verlängerungskabel bereit. Getränke kühlst du erst nach dem Techniktest, damit der Aufbau nicht unnötig verzögert wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Filmpremiere planen?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Vorführrechten, Technik und Catering. Einladungen sollten idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte man die Vorführrechte für eine Filmpremiere prüfen?
Prüfe die Vorführrechte direkt nach der Termin- und Ortswahl, also mindestens 6 Wochen vor der Premiere. Ohne geklärte Rechte solltest du keine verbindliche öffentliche Vorführung ankündigen.
Wann muss die Technik für eine Filmpremiere getestet werden?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe Bild, Ton, Mikrofone, Kabel sowie die Filmdatei. Am Veranstaltungstag reicht zusätzlich ein kurzer Funktionstest etwa 60 Minuten vor Beginn.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Filmpremiere?
Rechne für den Empfang mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde. Ergänze Wasser und alkoholfreie Getränke und stelle die gekühlten Flaschen spätestens 30 Minuten vor dem Einlass bereit.

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