Checklist pour organiser une première de film

Une première de film demande plus qu’une projection réussie. Il faut verrouiller les droits, la version finale, le programme et l’accueil des invités, puis coordonner la technique, le catering et la décoration. Cette checklist de 70 tâches et 64 fournitures suit l’ordre pratique de préparation, des premières réservations au rangement final. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : câbles, piles, badges, besoins alimentaires et test complet de lecture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les droits de projection du film
Vérifier la version finale du film
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Réserver le catering
Réserver la technique
Réserver le photographe
Briefer l’animateur
2 personnes
Briefer les intervenants
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des invités
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Tester la technique
3 personnes
Tester la lecture du film
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dérouler le tapis rouge
3 personnes
Installer une séparation
3 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le fond photo
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer l'écran et le projecteur
3 personnes
Tester le son
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
5 personnes
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Accompagner le tapis rouge
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les intervenants
2 personnes
Lancer le film
2 personnes
Surveiller la projection du film
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas de la pause
2 personnes
Animer le débriefing
2 personnes
Ouvrir la réception
2 personnes
Servir les boissons de réception
4 personnes
Servir les amuse-bouches de réception
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Accompagner les derniers invités
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Vérifier les objets trouvés
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Tables de buffetqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Chaisesqté 120
Portantsqté 3
Tabouretsqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles de rechangeqté 12
Casque audioqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Tapis rouge
Mur photo
Bâche de fond
Affiches de stars de cinémaqté 8
Clap de tournageqté 2
Arches de ballonsqté 2
Décorations de tableqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à champagneqté 120
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 150
Planches de serviceqté 12
Bouteilles verseusesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Sacs isothermesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 120
Cordons pour badgesqté 120
Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 20
Papier d’impressionqté 250
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Vérifiez les droits de projection et la version finale du film avant d’envoyer les invitations. Une modification tardive peut changer la durée annoncée, le programme et les besoins techniques.
Réservez la technique, le catering et le photographe plusieurs semaines à l’avance. Précisez le nombre d’invités, l’horaire d’installation et le format exact de la projection.
Testez la lecture du film sur l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et les haut-parleurs au moins une fois sur place. Gardez des câbles HDMI, des rallonges, des multiprises et des piles de rechange disponibles.
Préparez les badges nominatifs, la liste imprimée des invités et les panneaux indicateurs la veille. À l’accueil, une table d’inscription clairement signalée évite les files et les recherches de dernière minute.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée des invités. Vérifiez aussi les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions et prévoyez un espace séparé pour le buffet.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une première de film ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Fixez d’abord le lieu, les droits de projection, la version du film et le programme, puis lancez les invitations et les réservations.
Quand tester la projection du film ?: Faites un test complet sur place au moins 24 heures avant l’événement, puis une vérification rapide le jour même. Testez l’image, le son, les câbles, les rallonges et la lecture du fichier du début à la fin.
Combien de temps prévoir pour l’installation ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les tables, les chaises, l’accueil, l’éclairage, la décoration et la technique. Ajoutez 30 minutes pour un test final avant l’arrivée des invités.
Quand envoyer les invitations pour une première de film ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la projection et fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer le catering, les badges et les besoins alimentaires.

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