Filmmasterclass organiseren: complete checklist

Een filmmasterclass vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een beamer regelen. Je moet deelnemers op tijd laten inschrijven, lesmateriaal en films controleren en de techniek testen met de juiste kabels, adapters en audio. Begin enkele weken vooraf met datum, programma en locatie; werk daarna toe naar catering, deelnemerscommunicatie en de inrichting van de ruimte. Op de dag zelf draait alles om een korte technische test, een duidelijke registratie en voldoende tijd om beeld en geluid opnieuw te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Docent en gastsprekers bevestigen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestiging naar deelnemers sturen
Lesmateriaal ontvangen
Presentatie en films controleren
2 personen
Programma afdrukken
Naamkaartjes maken
Cateringbestelling bevestigen
Technieklevering controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen bundelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Filmfragmenten testen
2 personen
Microfoons en geluid testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunch en snacks klaarzetten
3 personen

Event

Welkomstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
Masterclass openen
Introductie door docent verzorgen
Techniek tijdens presentatie bedienen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Lunchbuffet serveren
3 personen
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
Praktijkopdracht begeleiden
3 personen
Werkbestanden verzamelen
Afsluitende vertoning starten
Bedankwoord verzorgen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval inzamelen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Techniek veilig inpakken
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Onkosten en borg afhandelen
Bedankmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Registratietafel
Spreektafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Camera'saantal 6
Statiefsetsaantal 6
Geheugenkaartenaantal 8
Koptelefoonsaantal 12
USB-kaartlezersaantal 3
Oplaadkabelsaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Naambordjesaantal 55
Tafelkledenaantal 8
Richtingsbordenaantal 6
Filmklapper

Verlichting

LED-lampenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf de datum, het programma, de docent en eventuele gastsprekers. Reserveer daarna direct de locatie en catering, zodat je bij de uitnodiging al tijden, bereikbaarheid en dieetmogelijkheden kunt vermelden.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan en stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de masterclass een bevestiging. Vraag daarin ook dieetwensen uit en verwerk wijzigingen meteen in de deelnemerslijst.
Controleer lesmateriaal, presentatie en films minstens 3 dagen vooraf op de laptop waarop je presenteert. Test elke film volledig of steekproefsgewijs op beeld, geluid, ondertiteling en het juiste bestandsformaat.
Leg techniek niet pas op de ochtend zelf bij elkaar: maak minimaal 1 dag vooraf een complete set met beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, adapters, microfoons, luidsprekers, stekkerdozen en verlengkabels. Houd ook een reservekabel en opgeladen oplaadkabels klaar.
Open de locatie minstens 90 minuten voor ontvangst van de deelnemers. Ventileer de ruimte, zet tafels en stoelen neer, richt de registratietafel in en test presentatie en microfoons voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmmasterclass organiseren?: Leg datum, programma, docent en locatie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Reserveer catering in dezelfde week en verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier klaarstaat.
Wanneer moet ik de techniek van een filmmasterclass testen?: Controleer presentatie en films minstens 3 dagen vooraf en test de volledige opstelling op de leslocatie. Doe op de dag zelf nog een tweede test, minimaal 60 minuten voor de start.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten voor ventileren, tafels en stoelen opstellen, de registratietafel inrichten en beeld en geluid aansluiten. Plan extra tijd als camera's, statieven of meerdere microfoons worden gebruikt.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen uit tijdens de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de masterclass. Bevestig de aantallen en speciale maaltijden daarna nog 2 tot 3 dagen voor de levering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.