Organiser une masterclass de cinéma sans rien oublier

Une masterclass de cinéma demande plus qu’une salle et un vidéoprojecteur. Il faut coordonner l’enseignant, les intervenants, les inscriptions, les films, la présentation et le matériel de projection, puis préparer l’accueil des participants. Cette checklist de 56 tâches et 42 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au branchement des équipements le jour J. Elle couvre aussi le catering, les besoins alimentaires, les badges et les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer l’enseignant et les intervenants
Réserver le lieu
Réserver le catering
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer la confirmation aux participants
Recevoir le matériel pédagogique
Vérifier la présentation et les films
2 personnes
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
Confirmer la commande traiteur
Vérifier la livraison du matériel technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Regrouper le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester les extraits vidéo
2 personnes
Tester les micros et le son
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le déjeuner et les en-cas
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les badges
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
Ouvrir la masterclass
Assurer l’introduction par l’enseignant
Gérer la technique pendant la présentation
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
2 personnes
Encadrer la mission pratique
3 personnes
Rassembler les fichiers de travail
Lancer la projection de clôture
Prononcer les remerciements
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Collecter les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel en toute sécurité
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Régler les frais et la caution
Envoyer un e-mail de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Table d'inscription
Table de prise de parole
Poubellesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Camérasqté 6
Sets de piedsqté 6
Cartes mémoireqté 8
Casques audioqté 12
Lecteurs de cartes USBqté 3
Câbles de rechargeqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 55
Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Clap de cinéma

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 2
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date après avoir confirmé l’enseignant et les intervenants : leur disponibilité conditionne le programme, les invitations et l’ouverture des inscriptions.
Ouvre le formulaire d’inscription assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires. Mets ensuite la liste des participants à jour avant d’envoyer les confirmations et de créer les badges nominatifs.
Teste la présentation, les films et les formats de lecture avant le jour J. Prévois les câbles HDMI, les adaptateurs, les multiprises et les rallonges nécessaires au vidéoprojecteur, à l’ordinateur et au son.
Confirme la commande du traiteur après avoir vérifié les inscriptions et les régimes alimentaires. Refroidis les boissons à l’avance et vérifie que les tasses, verres, assiettes et couverts sont disponibles.
Le jour de la masterclass, ouvre et aère la salle avant l’arrivée du public. Installe la table d’inscription, les tables et les chaises, puis branche l’équipement de présentation avant de commencer l’accueil.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une masterclass de cinéma ?: Ouvre les inscriptions dès que la date, le lieu, le programme et les intervenants sont confirmés. Prévois idéalement 2 à 4 semaines pour recueillir les participants et leurs besoins alimentaires avant la confirmation finale.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une masterclass de cinéma ?: Prévois au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’aérer la salle, d’installer les tables et les chaises, de préparer l’accueil et de tester le vidéoprojecteur, l’écran, le son et les films.
Quand confirmer le traiteur pour une masterclass ?: Confirme la commande 3 à 5 jours avant l’événement, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires vérifiés. Contrôle aussi les quantités de boissons et le matériel de service à ce moment-là.
Comment tester les films avant une masterclass de cinéma ?: Teste chaque film au moins 48 heures avant la séance, sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur qui seront utilisés. Vérifie le son, les sous-titres, les formats de fichier et la présence des adaptateurs ou câbles nécessaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.