Film-Masterclass organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Film-Masterclass steht und fällt mit dem Ablauf, der Technik und der Vorbereitung der Teilnehmenden. Lege zuerst Datum, Programm, Lehrkräfte und Veranstaltungsort fest; danach folgen Anmeldungen, Werbung und Catering. In den letzten Tagen prüfst du Präsentationen, Filme, Techniklieferung und Lernmaterialien. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Raumaufbau, Registrierung und einen Techniktest vor dem Eintreffen der Gäste.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Lehrkräfte und Gastredner bestätigen
Location reservieren
Catering reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Werbung veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Bestätigung an Teilnehmer senden
Lernmaterial erhalten
Präsentation und Filme prüfen
2 Personen
Programm drucken
Namensschilder erstellen
Cateringbestellung bestätigen
Techniklieferung prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien bündeln
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Raum lüften
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
Filmsequenzen testen
2 Personen
Mikrofone und Ton testen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Mittagessen und Snacks bereitstellen
3 Personen
Event
Willkommensschalter besetzen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Namensschilder verteilen
Teilnehmende zum Saal begleiten
2 Personen
Masterclass eröffnen
Einführung durch die Lehrkraft übernehmen
Technik während der Präsentation bedienen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
Mittagsbuffet servieren
3 Personen
Mittagsbuffet auffüllen
2 Personen
Praxisauftrag betreuen
3 Personen
Arbeitsdateien zusammenstellen
Abschließende Vorführung starten
Dankeswort vorbereiten
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Müll einsammeln
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Technik sicher verpacken
2 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Spesen und Kaution abwickeln
Dankesmail versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 55
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KamerasAnz. 6
- StativsetsAnz. 6
- SpeicherkartenAnz. 8
- KopfhörerAnz. 12
- USB-KartenleserAnz. 3
- LadekabelAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierplattenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- NamensschilderAnz. 55
- TischdeckenAnz. 8
- WegweiserAnz. 6
- Filmklappe
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
- KabeltrommelnAnz. 2
Reinigung
- MikrofasertücherAnz. 12
- EimerAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- BesensetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Lehrkräfte und Gastredner mindestens 4 Wochen vor der Masterclass schriftlich. Bitte zugleich um Präsentationen, Filme und Lernmaterialien, damit du die Dateien spätestens 7 Tage vorher prüfen kannst.
- Öffne das Anmeldeformular früh und aktualisiere die Teilnehmerliste mindestens einmal pro Woche. Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Catering, sondern spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung.
- Plane den Technikcheck vor dem Einlass ein: Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher sollten mindestens 60 Minuten vor Beginn angeschlossen und getestet sein.
- Drucke Programm und Namensschilder am Vortag und bündele die Materialien nach Sitzplätzen oder Programmpunkten. So bleibt der Registrierungstisch während der ersten 15 Minuten übersichtlich.
- Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffeetassen, Gläser, Teller und Besteck vor dem Eintreffen der Teilnehmenden bereit. Rechne für den Aufbau des Raums mit mindestens 90 Minuten, einschließlich Lüften und Aufstellen von Tischen und Stühlen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Film-Masterclass organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du Location, Lehrkräfte, Gastredner, Catering und Technik verbindlich bestätigen.
- Wann sollte ich die Einladungen für eine Film-Masterclass verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Bestätigungen und Cateringmenge rechtzeitig feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Film-Masterclass?
- Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Registrierungstisch und Catering ein. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein, einschließlich Bild, Ton und Filmwiedergabe.
- Was muss ich bei der Filmtechnik am Veranstaltungstag prüfen?
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher vor dem Einlass. Öffne außerdem alle Präsentationen und Filme einmal; dafür solltest du mindestens 30 Minuten zusätzliche Prüfzeit einplanen.
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