Zo organiseer je een filmmarkt

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je verkopers uitnodigt. Controleer daarna de filmrechten en stel het filmprogramma samen, zodat je weet welke techniek en ruimtes nodig zijn. Werk vervolgens aan inschrijvingen, promotie en de verkopersindeling. Test filmbestanden uiterlijk een week vooraf en leg op de dag zelf extra aandacht bij kabels, bewegwijzering, betalingen en de overgang tussen markt en filmruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Filmrechten controleren
2 personen
3
Locatiegegevens bevestigen
4
Verkopers benaderen
2 personen
5
Filmprogramma samenstellen
2 personen
6
Inschrijfformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie op sociale media plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Verkoperslijst bijwerken
12
Reserveringen maken
13
Plattegrond uitwerken
2 personen
14
Vrijwilligers inplannen
15
Programma naar verkopers sturen
16
Filmbestanden verzamelen
2 personen
17
Filmbestanden testen
2 personen
18
Bewegwijzering ontwerpen
19
Naambadges voorbereiden
20
Inkooplijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
2 personen
23
Printwerk voorbereiden
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Filmruimte vrijmaken
2 personen
26
Marktkramen uitzetten
4 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Projectiescherm plaatsen
2 personen
29
Projector aansluiten
2 personen
30
Geluid aansluiten
2 personen
31
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
32
Verlichting plaatsen
2 personen
33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Verkopers ontvangen
3 personen
35
Verkopersplaatsen aanwijzen
2 personen
36
Informatiestand inrichten
2 personen
37
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Openingstafel klaarzetten
2 personen
43
Technische eindtest uitvoeren
2 personen

Event

44
Bezoekers ontvangen
3 personen
45
Programma uitdelen
2 personen
46
Informatiestand bemannen
2 personen
47
Verkopers ondersteunen
2 personen
48
Filmvertoning starten
49
Filmvertoning begeleiden
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koffiepunt bedienen
53
Pauzeruimte netjes houden
54
Tweede film aankondigen
55
Tweede film vertonen
2 personen
56
Avondprogramma aankondigen
57
Avondfilm vertonen
2 personen
58
Laatste ronde serveren
2 personen
59
Verkopers laten afbouwen
2 personen
60
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
61
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

62
Gebruikte spullen verzamelen
4 personen
63
Afval sorteren
2 personen
64
Servies afwassen
2 personen
65
Projectieapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Locatie schoonmaken
3 personen
68
Materialen controleren
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
71
Verkopers informeren over afhandeling

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Klaptafelsaantal 2
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkleedaantal 10

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2
Pinapparaat
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Filmpostersaantal 12
Rode loper
Filmklapbord
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Ballonnenaantal 50
Decoratieve filmrollenaantal 4
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 150

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Openersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2

Catering

Drankdispensersaantal 3
Snackbakjesaantal 100
Servettenhoudersaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Stofzuiger
Handdoekenaantal 12

Overig

Kleingeldkassa
Geldkist
Printpapieraantal 500
Pennensetsaantal 10
Stiftenaantal 12
Clipboardsaantal 6
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Kabelbindersaantal 50
Gaffertapeaantal 6
Wegwerphandschoenenaantal 200

Tips

Leg het programma uiterlijk vier weken vooraf vast. Dan kun je verkopers gericht benaderen en tijdig controleren of alle films beschikbaar zijn en vertoond mogen worden.
Plan de verkopersindeling op basis van de beschikbare tafels, marktkramen en kledingrekken. Houd looppaden vrij en zet programmastandaards en pijlborden op plekken waar bezoekers moeten kiezen.
Test elke film op de laptop, beamer, het projectiescherm en de luidsprekers uiterlijk zeven dagen vooraf. Controleer ook het juiste bestandsformaat, de ondertiteling en het geluid; een USB-stick is geen vervanging voor een echte test.
Maak de techniek robuust met verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels. Leg kabels vóór opening vast, markeer struikelpunten en houd minstens één opgeladen powerbank en een reservekopie van de filmbestanden bij de hand.
Verzamel dieetwensen en aanmeldingen niet pas op de laatste dag. Sluit de inventaris minstens 48 uur vooraf af, bereid naambadges en printwerk voor en vul koelboxen kort voor de start zodat eten en drinken gekoeld blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmmarkt organiseren?: Begin minstens acht weken vooraf met datum, locatie, filmrechten en verkopers. Zet het programma vier weken vooraf vast en rond de technische test uiterlijk zeven dagen voor de filmmarkt af.
Wanneer moet je filmrechten voor een filmmarkt regelen?: Controleer de rechten voordat je het filmprogramma publiceert of uitnodigingen verstuurt. Reken op minimaal vier weken vóór het evenement, zodat je nog een andere film kunt kiezen als toestemming ontbreekt.
Hoeveel techniek heb je nodig voor een filmmarkt?: Voor één filmruimte heb je minimaal een beamer, projectiescherm, laptop en luidsprekers nodig; voor aankondigingen komt daar een microfoon bij. Test alle apparaten samen zeven dagen vooraf en leg een reservekopie op minstens één USB-stick klaar.
Wanneer stuur je het programma naar verkopers?: Stuur het definitieve programma uiterlijk twee weken vooraf naar alle verkopers. Vermeld daarin hun plek, aankomsttijd, opbouwinformatie en eventuele onderdelen van het programma waaraan zij deelnemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.