Organiser un marché du film : la méthode complète

Un marché du film combine projections, stands de vendeurs et circulation du public : il faut donc avancer dans un ordre précis. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis vérifiez les droits de diffusion avant d’annoncer les films. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les réservations se traitent ensuite, pendant que vous préparez le plan de salle et les bénévoles. La dernière étape consiste à tester les fichiers vidéo, installer le matériel et contrôler la signalétique avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier les droits de diffusion du film
2 personnes
3
Confirmer les informations du lieu
4
Contacter les vendeurs
2 personnes
5
Composer le programme de films
2 personnes
6
Créer le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Mettre à jour la liste des vendeurs
12
Faire les réservations
13
Élaborer le plan
2 personnes
14
Planifier les bénévoles
15
Envoyer le programme aux vendeurs
16
Rassembler les fichiers vidéo
2 personnes
17
Tester les fichiers vidéo
2 personnes
18
Concevoir la signalétique
19
Préparer les badges nominatifs
20
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
2 personnes
23
Préparer les impressions
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Libérer la salle de projection
2 personnes
26
Installer les stands de marché
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer l’écran de projection
2 personnes
29
Brancher le projecteur
2 personnes
30
Brancher le son
2 personnes
31
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
32
Installer l’éclairage
2 personnes
33
Installer la signalétique
2 personnes
34
Accueil des vendeurs
3 personnes
35
Attribuer les emplacements des vendeurs
2 personnes
36
Installer le stand d'information
2 personnes
37
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le point café
2 personnes
40
Préparer les en-cas
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Préparer la table d'ouverture
2 personnes
43
Effectuer le test technique final
2 personnes

Événement

44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer le programme
2 personnes
46
Tenir le stand d'information
2 personnes
47
Soutenir les vendeurs
2 personnes
48
Lancer la projection du film
49
Animer la projection du film
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Tenir le point café
53
Maintenir la salle de pause propre
54
Annoncer le deuxième film
55
Projeter le deuxième film
2 personnes
56
Annoncer le programme du soir
57
Projeter le film du soir
2 personnes
58
Servir le dernier tour
2 personnes
59
Faire démonter les stands
2 personnes
60
Reconduire les visiteurs
2 personnes
61
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

62
Rassembler le matériel utilisé
4 personnes
63
Trier les déchets
2 personnes
64
Faire la vaisselle
2 personnes
65
Éteindre le matériel de projection
2 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Nettoyer le lieu
3 personnes
68
Vérifier le matériel
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Informer les vendeurs du règlement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables pliantesqté 2
Tabouretsqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Nappeqté 10

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 2
Terminal de paiement
Batteries externesqté 4
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Affiches de filmqté 12
Tapis rouge
Clap de cinéma
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Ballonsqté 50
Rouleaux de film décoratifqté 4
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Braceletsqté 150

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Ouvre-bouteillesqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 4
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2

Catering

Distributeurs de boissonsqté 3
Barquettes à snacksqté 100
Porte-serviettesqté 6
Filtres à caféqté 100
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Aspirateur
Serviettesqté 12

Autre

Caisse de petite monnaie
Caisse
Papier d’impressionqté 500
Sets de stylosqté 10
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Attaches-câblesqté 100
Serre-câblesqté 50
Gafferqté 6
Gants jetablesqté 200

Conseils

Vérifiez les droits de diffusion avant de composer définitivement le programme : une autorisation manquante peut obliger à remplacer un film après l’envoi des invitations.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le récapitulatif aux vendeurs au moins quelques jours avant l’événement, plutôt que le jour même.
Rassemblez les fichiers vidéo sur un support commun et testez chaque fichier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus, idéalement 24 à 48 heures avant la projection.
Établissez le plan des stands, des tables et des chaises avant de confirmer les réservations : prévoyez aussi les rallonges, multiprises et passages sécurisés pour les câbles.
Préparez les badges, affiches, panneaux indicateurs et programmes imprimés avant l’installation. Gardez quelques exemplaires vierges et une liste actualisée des vendeurs pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Par quoi commencer pour organiser un marché du film ?: Commencez par fixer la date, le programme prévisionnel et les informations du lieu. Vérifiez ensuite les droits de diffusion avant de contacter les vendeurs et de lancer la promotion.
Quand faut-il tester les films avant un marché du film ?: Testez tous les fichiers vidéo 24 à 48 heures avant l’ouverture, avec le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et l’ordinateur qui seront réellement utilisés. Gardez une copie de secours sur une deuxième clé USB.
Quand envoyer les invitations et le programme aux vendeurs ?: Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et un premier programme sont confirmés. Transmettez le programme définitif aux vendeurs au moins 3 à 7 jours avant l’événement, avec les horaires d’installation.
Combien de temps prévoir pour installer un marché du film ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les stands, le mobilier, la projection, la signalétique et les badges. Ajoutez du temps si les fichiers vidéo ou le câblage n’ont pas été testés la veille.

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