Eine Filmmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Filmmarkt laufen Marktstände, Filmvorführungen und Technik gleichzeitig. Beginne deshalb nicht mit der Dekoration, sondern mit Datum, Veranstaltungsort, Filmrechten und einem realistischen Programm. Danach koordinierst du Anbieter und Verkäufer, bearbeitest Anmeldungen und erstellst den Lageplan. In den letzten Tagen zählen vor allem getestete Filmdateien, klare Beschilderung und ein freigeräumter Filmraum.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Filmrechte prüfen
2 Personen
3
Veranstaltungsortdaten bestätigen
4
Anbieter kontaktieren
2 Personen
5
Filmprogramm zusammenstellen
2 Personen
6
Anmeldeformular erstellen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung in sozialen Medien posten
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Verkäuferliste aktualisieren
12
Reservierungen vornehmen
13
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
14
Freiwillige einplanen
15
Programm an Verkäufer senden
16
Filmdateien sammeln
2 Personen
17
Filmdateien testen
2 Personen
18
Beschilderung entwerfen
19
Namensschilder vorbereiten
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Materialien zusammenstellen
2 Personen
23
Drucksachen vorbereiten
24
Kühlboxen füllen
2 Personen
25
Filmraum freiräumen
2 Personen
26
Marktstände aufstellen
4 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
29
Projektor anschließen
2 Personen
30
Ton anschließen
2 Personen
31
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
32
Beleuchtung anbringen
2 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Verkäufer empfangen
3 Personen
35
Verkaufsstände zuweisen
2 Personen
36
Infostand einrichten
2 Personen
37
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
40
Snacks vorbereiten
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
42
Empfangstisch vorbereiten
2 Personen
43
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen

Event

44
Besucher empfangen
3 Personen
45
Programm verteilen
2 Personen
46
Infostand besetzen
2 Personen
47
Verkäufer unterstützen
2 Personen
48
Filmvorführung starten
49
Filmvorführung begleiten
2 Personen
50
Snacks servieren
2 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Kaffeestation betreuen
53
Pausenraum ordentlich halten
54
Zweiten Film ankündigen
55
Zweiten Film zeigen
2 Personen
56
Abendprogramm ankündigen
57
Abendfilm zeigen
2 Personen
58
Letzte Runde servieren
2 Personen
59
Verkäufer abbauen lassen
2 Personen
60
Besucher verabschieden
2 Personen
61
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

62
Benutzte Sachen sammeln
4 Personen
63
Abfall trennen
2 Personen
64
Geschirr abwaschen
2 Personen
65
Projektionsausrüstung ausschalten
2 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Location reinigen
3 Personen
68
Materialien prüfen
2 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
71
Verkäufer über die Abwicklung informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
KlappischeAnz. 2
HockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
TischdeckeAnz. 10

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 2
Kartenterminal
PowerbanksAnz. 4
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

FilmplakateAnz. 12
Roter Teppich
Filmklappe
WegweiserAnz. 12
ProgrammständerAnz. 6
BallonsAnz. 50
Dekorative FilmrollenAnz. 4
NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
ArmbänderAnz. 150

Geschirr

GläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3
WasserkannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ZangenAnz. 4
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2

Catering

GetränkespenderAnz. 3
SnackschalenAnz. 100
ServiettenhalterAnz. 6
KaffeefilterAnz. 100
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
Staubsauger
HandtücherAnz. 12

Sonstiges

Kleingeldkasse
Geldkassette
DruckpapierAnz. 500
StiftesetsAnz. 10
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 6
KlebebandAnz. 8
SchereAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
KabelbinderAnz. 50
Gaffa-TapeAnz. 6
EinweghandschuheAnz. 200

Tipps

Klär zuerst die Filmrechte und teste jede Filmdatei spätestens eine Woche vor der Veranstaltung auf dem vorgesehenen Laptop, Beamer und Lautsprechersystem. So bleibt Zeit für ein Ersatzformat oder eine neue Datei.
Verschicke das Programm an die Verkäufer, sobald die Zeiten und Räume feststehen. Aktualisiere die Verkäuferliste bis 2 Tage vor der Filmmarkt und teile Änderungen auch den Freiwilligen mit.
Plane den Aufbau nach dem Lageplan: Marktstände, Tische und Klappische zuerst positionieren, danach Kabel, Lautsprecher und Beleuchtung verlegen. Klebe Kabelwege ab und halte mindestens einen freien Durchgang.
Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst am Veranstaltungstag ab. Eine Frist von 5 bis 7 Tagen gibt dir Zeit für Reservierungen, Namensschilder und passende Mengen beim Einkauf.
Bereite Beschilderung, Programmständer, Wegweiser und Namensschilder am Vortag vor. Fülle die Kühlboxen erst kurz vor Beginn und reserviere einen klar markierten Platz für Kartenterminal, Powerbanks und USB-Sticks.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Filmmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Veranstaltungsort und Filmrechten. Für ein umfangreiches Programm oder viele Verkäufer sind 3 Monate Vorlauf realistischer.
Wann muss man die Filmrechte für eine Filmmarkt prüfen?: Prüfe die Rechte vor der endgültigen Programmplanung, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Ohne geklärte Vorführrechte solltest du keinen Film öffentlich ankündigen.
Wann sollte man die Technik für eine Filmmarkt testen?: Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher, Mikrofon und Mischpult spätestens 7 Tage vorher gemeinsam mit den Filmdateien. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich einen kurzen Funktionstest 60 bis 90 Minuten vor Einlass durch.
Wie viele Helfer braucht eine Filmmarkt?: Plane mindestens eine Person für Einlass und Anmeldungen, eine für die Verkäuferkoordination und eine für den Filmraum ein. Bei parallelen Vorführungen oder mehr als 20 Verkaufsständen solltest du pro zusätzlichem Bereich mindestens eine weitere Person einteilen.

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