Filmmarkt organiseren: checklist en planning

Een filmmarkt combineert een filmprogramma met verkopers, bezoekers en techniek. Begin met datum, locatie en filmrechten; daarna volgen het programma, de inschrijvingen en de marktindeling. Plan de technische test niet op de laatste avond: controleer beamer, scherm, laptops, geluid en kabels ruim vooraf. Deze checklist helpt je om verkopers, vrijwilligers, bewegwijzering, catering en publieksinformatie in de juiste volgorde te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Filmrechten controleren
2 personen
Locatiegegevens bevestigen
Verkopers benaderen
2 personen
Filmprogramma samenstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkoperslijst bijwerken
Reserveringen maken
Plattegrond uitwerken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
Programma naar verkopers sturen
Filmbestanden verzamelen
2 personen
Filmbestanden testen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
Inkooplijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Printwerk voorbereiden
Koelboxen vullen
2 personen
Filmruimte vrijmaken
2 personen
Marktkramen uitzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopersplaatsen aanwijzen
2 personen
Informatiestand inrichten
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Toiletten controleren
Openingstafel klaarzetten
2 personen
Technische eindtest uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Informatiestand bemannen
2 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Filmvertoning starten
Filmvertoning begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepunt bedienen
Pauzeruimte netjes houden
Tweede film aankondigen
Tweede film vertonen
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondfilm vertonen
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Verkopers laten afbouwen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Gebruikte spullen verzamelen
4 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Projectieapparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Verkopers informeren over afhandeling

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Klaptafelsaantal 2
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkleedaantal 10

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2
Pinapparaat
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Filmpostersaantal 12
Rode loper
Filmklapbord
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Ballonnenaantal 50
Decoratieve filmrollenaantal 4
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 150

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Openersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2

Catering

Drankdispensersaantal 3
Snackbakjesaantal 100
Servettenhoudersaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Stofzuiger
Handdoekenaantal 12

Overig

Kleingeldkassa
Geldkist
Printpapieraantal 500
Pennensetsaantal 10
Stiftenaantal 12
Clipboardsaantal 6
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Kabelbindersaantal 50
Gaffertapeaantal 6
Wegwerphandschoenenaantal 200

Tips

Controleer filmrechten voordat je het programma publiceert of uitnodigingen verstuurt. Zet per film vast welke versie je gebruikt en waar het filmbestand wordt aangeleverd.
Plan verkopers en vrijwilligers uiterlijk enkele weken vooraf in. Stuur het definitieve programma, de plattegrond en praktische aankomstinformatie vóór de filmdag naar alle deelnemers.
Test alle filmbestanden op de laptop en beamer waarmee je draait. Kijk ook of het geluid via de luidsprekers werkt en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels per ruimte klaar.
Maak de bezoekersroute zichtbaar vanaf de ingang: gebruik pijlborden, programmastandaards en naambadges. Plaats bewegwijzering vóór de kramen en filmruimte worden opgebouwd, zodat je niet tussen bezoekers hoeft te werken.
Reserveer op de laatste controledag tijd voor inkoop, printwerk en het vullen van koelboxen. Leg pinapparaat, powerbanks, USB-sticks en zaklampen apart op een vaste plek bij de organisatiebalie.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de filmrechten voor een filmmarkt regelen?: Regel de filmrechten voordat je het programma vastlegt en publiceert. Houd minimaal enkele weken ruimte voor toestemming, bestandslevering en een technische controle.
Hoe ver van tevoren moet ik verkopers uitnodigen voor een filmmarkt?: Benader verkopers zodra datum en locatie bevestigd zijn, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Zo houd je tijd over om inschrijvingen te verwerken, de plattegrond te maken en uitgevallen verkopers te vervangen.
Wanneer test ik de films en apparatuur voor de filmmarkt?: Test alle filmbestanden, laptops, beamer, projectiescherm en geluidsinstallatie uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van stroom, aansluitingen en volume.
Wanneer maak ik de plattegrond en bewegwijzering voor een filmmarkt?: Maak de plattegrond nadat de verkopers en filmruimte zijn bevestigd, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Ontwerp en print de pijlborden, programmastandaards en naambadges daarna, zodat wijzigingen niet tot nieuw printwerk leiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.