Checklist pour organiser un Marché du film

Un Marché du film demande de coordonner la programmation, les vendeurs, les inscriptions et la projection. Commence par fixer la date et le programme, puis verrouille les droits de diffusion et les informations du lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les derniers jours, concentre-toi sur les fichiers vidéo, les badges, la signalétique et les tests techniques. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, sans laisser les détails de projection ou d’accueil au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier les droits de diffusion du film
2 personnes
Confirmer les informations du lieu
Contacter les vendeurs
2 personnes
Composer le programme de films
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des vendeurs
Faire les réservations
Élaborer le plan
2 personnes
Planifier les bénévoles
Envoyer le programme aux vendeurs
Rassembler les fichiers vidéo
2 personnes
Tester les fichiers vidéo
2 personnes
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer les impressions
Remplir les glacières
2 personnes
Libérer la salle de projection
2 personnes
Installer les stands de marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Attribuer les emplacements des vendeurs
2 personnes
Installer le stand d'information
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer la table d'ouverture
2 personnes
Effectuer le test technique final
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Tenir le stand d'information
2 personnes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Lancer la projection du film
Animer la projection du film
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir le point café
Maintenir la salle de pause propre
Annoncer le deuxième film
Projeter le deuxième film
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Projeter le film du soir
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Faire démonter les stands
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel utilisé
4 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre le matériel de projection
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Informer les vendeurs du règlement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables pliantesqté 2
Tabouretsqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Nappeqté 10

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 2
Terminal de paiement
Batteries externesqté 4
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Affiches de filmqté 12
Tapis rouge
Clap de cinéma
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Ballonsqté 50
Rouleaux de film décoratifqté 4
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Braceletsqté 150

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Ouvre-bouteillesqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 4
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2

Catering

Distributeurs de boissonsqté 3
Barquettes à snacksqté 100
Porte-serviettesqté 6
Filtres à caféqté 100
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Aspirateur
Serviettesqté 12

Autre

Caisse de petite monnaie
Caisse
Papier d’impressionqté 500
Sets de stylosqté 10
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Attaches-câblesqté 100
Serre-câblesqté 50
Gafferqté 6
Gants jetablesqté 200

Conseils

Vérifie les droits de diffusion avant de publier le programme : demande une confirmation écrite pour chaque film et conserve les fichiers associés au même endroit.
Teste chaque fichier vidéo au moins 48 heures avant l’ouverture, sur le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et l’ordinateur qui seront utilisés sur place.
Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de traiter les besoins alimentaires, préparer les badges nominatifs et ajuster les réservations.
Envoie le programme final aux vendeurs au moins 3 jours avant le Marché du film, avec les horaires, l’emplacement des stands et les consignes d’installation.
Prépare le plan de salle et la signalétique la veille : indique clairement l’accueil, les stands, la projection et les sorties, puis libère la salle de projection avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Marché du film ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les droits de diffusion, les vendeurs, le programme et les inscriptions avant de passer aux tests techniques.
Quand faut-il vérifier les droits de diffusion des films ?: Vérifie-les dès que les titres sont envisagés, avant toute publication ou invitation. Termine cette vérification au moins 3 semaines avant l’événement pour pouvoir modifier le programme si nécessaire.
Quand tester les fichiers vidéo avant le Marché du film ?: Rassemble et teste tous les fichiers au moins 48 heures avant la projection. Refais un contrôle rapide le jour même après le branchement du vidéoprojecteur, de l’écran et du système audio.
Quand envoyer le programme aux vendeurs ?: Envoie la version définitive au moins 3 jours avant l’événement. Elle doit inclure les horaires, les emplacements prévus et les informations utiles pour l’installation des stands.

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