Filmkamp organiseren: checklist van voorbereiding tot première

Een filmkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen camera’s en een goed verhaal. Je regelt tegelijk deelnemers, toestemmingen, groepsopdrachten, filmsets, montage en een gezamenlijke vertoning. Begin met locatie, datum en programma en werk daarna toe naar een duidelijke draaiplanning. Test de projector, laptops en camera’s vooraf; op de dag zelf wil je geen lege geheugenkaarten, ontbrekende laders of kabelproblemen oplossen. Met deze checklist houd je per fase overzicht over alle taken en spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Toestemmingen verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
Filmscriptvoorbeelden selecteren
Opdrachtkaarten voorbereiden
Draaiplanning afdrukken
Filmbenodigdheden controleren
2 personen
Camera's opladen
Geheugenkaarten leegmaken
Laptops en laders testen
2 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materialen per groep verdelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Filmsets inrichten
4 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Techniek klaarzetten
3 personen
Eten en drinken klaarzetten
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Filmideeën bedenken
5 personen
Rollen verdelen
5 personen
Cameraworkshop geven
2 personen
Geluidworkshop geven
2 personen
Snacks en drinken serveren
3 personen
Opnames begeleiden
5 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Beeldmateriaal importeren
3 personen
Korte films monteren
5 personen
Projectiescherm klaarzetten
2 personen
Filmavond presenteren
2 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Filmprojecten veilig opslaan
2 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen teruggeven

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 28
Tafelkleedaantal 8
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Compactcamera'saantal 5
Smartphoneklemmenaantal 5
Statievenaantal 5
Microfoonsaantal 5
Koptelefoonsaantal 10
Laptopsaantal 5
Laptopladersaantal 5
Geheugenkaartenaantal 10
USB-kaartlezersaantal 5
HDMI-kabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Projector
Projectiescherm
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 3

Servies

Bordenaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Mokkenaantal 25
Besteksetsaantal 30

Decoratie

Filmklapbordenaantal 5
Naamkaartjesaantal 30
Gekleurd papieraantal 5
Stiftenaantal 30

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Vuilniszakhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg deelnemersgroepen en dieetwensen uiterlijk een week vooraf vast. Zo kun je materialen per groep verdelen en catering voorbereiden zonder op de dag zelf nog namen of allergieën uit te zoeken.
Maak per groep één pakket met opdrachtkaarten, filmscriptvoorbeelden, een camera, statief, microfoon en lege geheugenkaart. Controleer ook of iedere groep een manier heeft om bestanden naar een laptop over te zetten.
Test projector, scherm, HDMI-kabels, speaker en laptops minimaal één dag eerder met precies de bestanden die je wilt vertonen. Neem stekkerdozen en verlengkabels mee; die worden bij een filmkamp vaak pas gemist zodra alle apparatuur staat.
Laad camera’s, powerbanks en laptops de avond ervoor volledig op en maak geheugenkaarten leeg. Leg laders, USB-kaartlezers en reservekabels apart bij de techniek, zodat ze niet tussen de cateringmaterialen verdwijnen.
Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor locatieopbouw. Zet eerst tafels, stoelen en filmsets klaar, richt daarna de ontvangstbalie in en test de techniek opnieuw voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmkamp organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatie, datum, het programma en de uitnodigingen. Verzamel toestemmingen, dieetwensen en contactgegevens uiterlijk 1 week voor het filmkamp.
Hoeveel tijd heb je nodig om een filmkamp klaar te zetten?: Reserveer minstens 60 minuten voor tafels, stoelen, filmsets, ontvangst en catering. Trek daarna nog 30 minuten uit voor het testen van camera’s, laptops, projector, scherm en geluid.
Wat moet ik de dag voor een filmkamp controleren?: Controleer alle 39 spullen die je gebruikt, laad camera’s, laptops en powerbanks op en maak geheugenkaarten leeg. Test de projector met HDMI-kabel, het projectiescherm en de draagbare speaker minstens één keer.
Wanneer moet ik de deelnemersgroepen voor een filmkamp indelen?: Deel de groepen uiterlijk 3 dagen vooraf in, nadat aanmeldingen en toestemmingen zijn gecontroleerd. Zet de indeling samen met de opdrachtkaarten en materialen per groep klaar voordat de locatie opengaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.