Organiser un camp de cinéma sans rien oublier
Un camp de cinéma demande de coordonner les participants, les groupes, les rotations et plusieurs types de matériel. Commence par réserver le lieu, fixer le programme et recueillir les autorisations avant de préparer les ateliers. Les appareils photo, cartes mémoire, ordinateurs, câbles et projecteur doivent être testés et chargés à l’avance. Cette checklist suit l’ordre logique des préparatifs, de la première inscription à l’accueil des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Collecter les autorisations
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Répartir les groupes de participants
2 personnes
Sélectionner des exemples de scénarios
Préparer les cartes de mission
Imprimer le planning de rotation
Vérifier le matériel de tournage
2 personnes
Charger les appareils photo
Vider les cartes mémoire
Tester les ordinateurs portables et les chargeurs
2 personnes
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Répartir le matériel par groupe
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les plateaux de tournage
4 personnes
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la technique
3 personnes
Préparer la nourriture et les boissons
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Imaginer des idées de film
5 personnes
Répartir les rôles
5 personnes
Animer un atelier photo
2 personnes
Animer l’atelier son
2 personnes
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
Encadrer les prises de vue
5 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Importer les visuels
3 personnes
Monter des courts-métrages
5 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Animer la soirée cinéma
2 personnes
Faire partir les participants en toute sécurité
3 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Stocker les projets film en toute sécurité
2 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 28
- Nappeqté 8
- Poubellesqté 4
Équipement
- Appareils photo compactsqté 5
- Supports pour smartphoneqté 5
- Trépiedsqté 5
- Microphonesqté 5
- Casques audioqté 10
- Ordinateurs portablesqté 5
- Chargeurs d’ordinateur portableqté 5
- Cartes mémoireqté 10
- Lecteurs de cartes USBqté 5
- Câbles HDMIqté 3
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 6
- Projecteur
- Écran de projection
- Enceinte portable
- Batteries externesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 6
- Glacièresqté 3
Vaisselle
- Assiettesqté 30
- Verres à boireqté 30
- Tassesqté 25
- Couvertsqté 30
Décoration
- Claquettes de cinémaqté 5
- Badges nominatifsqté 30
- Papier de couleurqté 5
- Marqueursqté 30
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Pieds d’éclairageqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Porte-sacs-poubelleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le programme au moins 2 à 3 semaines avant le camp : les inscriptions, les groupes et les rotations dépendent de ces horaires. Prévois aussi un délai pour relancer les personnes qui n’ont pas encore répondu.
- Traite les inscriptions en même temps que les autorisations et les besoins alimentaires. Vérifie chaque numéro de téléphone et chaque adresse avant de répartir les participants par groupe.
- Teste tout le matériel de tournage 2 à 3 jours avant : appareils photo, microphones, trépieds, cartes mémoire, ordinateurs et chargeurs. Vide les cartes mémoire et charge les appareils la veille.
- Prépare un lot complet par groupe avant l’ouverture du lieu, plutôt que de distribuer le matériel au dernier moment. Ajoute les câbles, multiprises, rallonges et batteries externes nécessaires à chaque espace de tournage.
- Installe la technique et les plateaux avant l’arrivée des participants. Fais un essai du projecteur, de l’écran et de l’enceinte au moins 30 minutes avant le début, puis prépare séparément l’accueil, les boissons et le service traiteur.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un camp de cinéma ?
- Commence idéalement 3 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu et fixe le programme, puis laisse au moins 10 à 14 jours pour les invitations, les inscriptions et les autorisations.
- Quel matériel faut-il tester avant un camp de cinéma ?
- Teste les appareils photo, microphones, trépieds, cartes mémoire, ordinateurs portables, chargeurs, câbles HDMI et projecteur 2 à 3 jours avant. Recharge les appareils et vide les cartes mémoire la veille.
- Combien de temps prévoir pour installer un camp de cinéma ?
- Prévois au minimum 90 minutes avant l’arrivée du groupe pour installer les tables, les chaises, les plateaux de tournage, l’accueil et la technique. Garde encore 30 minutes pour tester la projection et le son.
- Quand préparer les groupes et le planning de rotation ?
- Répartis les participants après la clôture des inscriptions et vérifie les besoins particuliers avant de finaliser les groupes. Imprime le planning de rotation au plus tard la veille pour pouvoir l’afficher dès l’accueil.
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