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Filmlager organisieren: die komplette Checkliste

Ein Filmlager braucht mehr als Kameras und eine gute Filmidee. Du musst Anmeldungen, Einwilligungen und Gruppen rechtzeitig klären, bevor du Drehbücher und Aufgabenkarten verteilst. Am Veranstaltungstag zählen geladene Geräte, leere Speicherkarten und ein getesteter Projektor genauso wie fertige Filmsets und vorbereitete Verpflegung. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau und der Präsentation der Filme.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Einwilligungen einholen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kontaktdaten prüfen

  • Teilnehmergruppen einteilen

    2 Personen

  • Filmdrehbuch-Beispiele auswählen

  • Aufgabenkarten vorbereiten

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Filmausrüstung kontrollieren

    2 Personen

  • Kameras aufladen

  • Speicherkarten leeren

  • Laptops und Ladegeräte testen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien pro Gruppe verteilen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Filmsets einrichten

    4 Personen

  • Empfangstresen aufstellen

    2 Personen

  • Technik aufbauen

    3 Personen

  • Essen und Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

    2 Personen

  • Programm vorstellen

    2 Personen

  • Filmideen entwickeln

    5 Personen

  • Rollen verteilen

    5 Personen

  • Fotoworkshop geben

    2 Personen

  • Soundworkshop durchführen

    2 Personen

  • Snacks und Getränke servieren

    3 Personen

  • Aufnahmen begleiten

    5 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Bildmaterial importieren

    3 Personen

  • Kurzfilme schneiden

    5 Personen

  • Projektionsleinwand aufbauen

    2 Personen

  • Filmabend präsentieren

    2 Personen

  • Teilnehmer sicher abreisen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Möbel zurückstellen

    4 Personen

  • Filmprojekte sicher speichern

    2 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 28
  • TischdeckeAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • KompaktkamerasAnz. 5
  • SmartphonehalterAnz. 5
  • StativeAnz. 5
  • MikrofoneAnz. 5
  • KopfhörerAnz. 10
  • LaptopsAnz. 5
  • Laptop-LadegeräteAnz. 5
  • SpeicherkartenAnz. 10
  • USB-KartenleserAnz. 5
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer Lautsprecher
  • PowerbanksAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3

Geschirr

  • TellerAnz. 30
  • TrinkgläserAnz. 30
  • TassenAnz. 25
  • BestecksetsAnz. 30

Dekoration

  • Film-KlappenAnz. 5
  • NamensschilderAnz. 30
  • BuntpapierAnz. 5
  • StifteAnz. 30

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • MüllsackhalterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldung nicht erst beim Aufbau ab: Prüfe Kontaktdaten, Einwilligungen und Ernährungswünsche einige Tage vor dem Filmlager und teile die Teilnehmenden anschließend in feste Gruppen ein.
  • Teste die Technik spätestens am Vortag. Lade alle Kameras und Powerbanks, leere die Speicherkarten und prüfe Laptops, Ladegeräte, HDMI-Kabel, Projektor und Leinwand gemeinsam.
  • Plane pro Filmgruppe einen eigenen Arbeitsplatz mit Tisch, Stühlen, Kamera, Stativ oder Smartphonehalter, Mikrofon und Kopfhörern. Verteile Materialien und Aufgabenkarten erst, wenn die Gruppen feststehen.
  • Bereite den Ablaufplan und die Drehbuchbeispiele für jede Gruppe ausgedruckt vor. So bleibt der Start auch dann möglich, wenn WLAN oder ein Laptop kurzfristig ausfallen.
  • Beginne am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Empfang mit dem Aufbau: erst Tische und Filmsets, dann Technik, Empfangstresen sowie Essen und Getränke. Kühlboxen und Geschirr sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Filmlager planen?
Reserviere die Location und lege Datum und Programm mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Einladungen sollten danach verschickt werden, damit Anmeldungen, Einwilligungen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig eingehen.
Welche Technik muss ich für ein Filmlager vorbereiten?
Plane pro Gruppe mindestens eine Kamera oder ein Smartphone mit Halterung, ein Stativ, ein Mikrofon, Kopfhörer und eine leere Speicherkarte ein. Zusätzlich brauchst du getestete Laptops, Ladegeräte, USB-Kartenleser, HDMI-Kabel sowie Projektor und Leinwand für die Vorführung.
Wann soll ich Kameras und Speicherkarten prüfen?
Kontrolliere die Filmausrüstung spätestens am Vortag. Lade die Kameras, leere alle Speicherkarten und teste jede Verbindung, statt diese Schritte erst am Morgen des Filmlagers zu erledigen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Filmlagers?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Filmsets, Technik und Empfang ein. Wenn mehrere Gruppen gleichzeitig arbeiten, sind 90 Minuten sicherer, besonders bei Projektor, Laptops und Verlängerungskabeln.

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