Filmgala organiseren: checklist en planning

Een filmgala vraagt meer voorbereiding dan alleen films selecteren en een rode loper uitrollen. Je legt eerst datum, locatie en programma vast, regelt daarna filmrechten, genodigden, jury en catering. In de laatste weken draait alles om testen: filmfiles, beeld, geluid, microfoons en presentatieteksten. Deze checklist helpt je de 76 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat prijzen, certificaten, naamkaartjes of gekoelde dranken pas vlak voor de ontvangst worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Filmrechten controleren
Genodigdenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bevestigen
Presentator vastleggen
Juryleden bevestigen
Prijswinnaars benaderen
2 personen
Filmprogramma publiceren
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Draaiboek afdrukken
Presentatieteksten controleren
2 personen
Filmfiles verzamelen
2 personen
Filmfiles testen
2 personen
Techniek reserveren
Cateringbestelling plaatsen
Prijzen bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en certificaten klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Entree en garderobe inrichten
3 personen
Rode loper uitrollen
2 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Geluid en microfoons aansluiten
2 personen
Lichtplan instellen
2 personen
Filmprogramma technisch testen
2 personen
Presentatie technisch testen
2 personen
Zaalindeling controleren
2 personen
Teambriefing houden
6 personen
Registratietafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Garderobe aannemen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Filmprogramma presenteren
2 personen
Pauzehapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Juryleden begeleiden
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Prijsuitreiking presenteren
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Winnende films tonen
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Afscheidswoord verzorgen
Gasten uitgeleiden
4 personen
Garderobe uitgeven
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringresten sorteren
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Rode loper oprollen
2 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bankettafelsaantal 10
Cocktailtafelsaantal 6
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 14

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Audiomixer
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Rode loper
Fotowand
Fotowandstandaardsaantal 2
Filmklapbordenaantal 3
Sterrenballonnenaantal 40
Zwarte ballonnenaantal 60
Gouden ballonnenaantal 60
Ballonnenpompaantal 2
Ballonlintaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 14
Menukaartenhoudersaantal 14
Nummerbordenaantal 10
Prijsbekersaantal 6
Certificaatmappenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10
Serveerschalenaantal 20
Etikettenaantal 100
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer filmrechten zodra het programma vaststaat, bij voorkeur minimaal 6 weken voor het gala. Bewaar per film de bevestiging en controleer of de vertoning op jouw locatie en voor jouw aantal genodigden is toegestaan.
Test alle filmfiles uiterlijk 7 dagen vooraf op de laptop, beamer en het projectiescherm. Controleer ook de HDMI-kabels, adapters, audiomixer, luidsprekers en ondertiteling; een bestand dat thuis werkt, kan op locatie alsnog problemen geven.
Plan de catering op basis van de definitieve aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor het gala. Bestel servies en glazen mee in de controle: voor een diner heb je naast dinerborden ook dessertborden, koffiekopjes, waterglazen en wijnglazen nodig.
Benader prijswinnaars vóór het publiceren van het programma en laat hen bevestigen dat ze aanwezig zijn. Leg prijzen en certificaten op de dag zelf op volgorde van uitreiking klaar, zodat de presentator niet hoeft te zoeken.
Print het draaiboek en controleer de presentatieteksten uiterlijk 2 dagen vooraf. Zet daarnaast naamkaartjes, USB-sticks, microfoonstandaards, stekkerdozen en verlengkabels apart in één herkenbare bak voor de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmgala organiseren?: Begin idealiter 10 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de datum, locatie, het programma en de filmrechten; stuur uitnodigingen daarna minimaal 6 weken voor het gala.
Wanneer moet ik filmrechten voor een filmgala controleren?: Controleer de rechten direct nadat je het filmprogramma hebt samengesteld, bij voorkeur 8 weken vooraf. Wacht niet tot de filmfiles binnen zijn: toestemming kan per titel, locatie en publieksgrootte verschillen.
Wanneer test ik de techniek voor een filmgala?: Test alle filmfiles en aansluitingen 7 dagen vooraf en doe op de locatie nog een volledige controle op de dag zelf. Trek daarvoor minstens 90 minuten uit, inclusief beamer, projectiescherm, geluid, draadloze microfoons en reservekabels.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een filmgala?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw en technische test. Daarin moeten tafels, stoelen, garderoberekken, verlichting, buffet, prijzen, naamkaartjes en alle beeld- en geluidsapparatuur klaarstaan voordat de gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.