Checklist pour organiser un gala du film

Un gala du film demande autant de rigueur en coulisses que d’élégance le soir venu. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, depuis le choix de la date et du lieu jusqu’aux projections, au traiteur et à la remise des prix. Prévoyez plusieurs vérifications techniques, car un fichier vidéo ou un adaptateur manquant peut retarder toute la cérémonie. Le plan comprend 76 tâches et 66 éléments à préparer ou à louer.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les droits de diffusion du film
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le catering
Réserver un animateur
Confirmer les jurés
Contacter les gagnants des prix
2 personnes
Publier le programme du film
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les textes de présentation
2 personnes
Rassembler les fichiers du film
2 personnes
Tester les fichiers vidéo
2 personnes
Réserver la technique
Passer la commande traiteur
Commander les prix
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les prix et les certificats
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
Dérouler le tapis rouge
2 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher le son et les micros
2 personnes
Configurer le plan d'éclairage
2 personnes
Tester techniquement le programme du film
2 personnes
Tester la présentation techniquement
2 personnes
Vérifier l’agencement de la salle
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Garderobe
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Présenter le programme du film
2 personnes
Servir les en-cas de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les membres du jury
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Projeter les films primés
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Prononcer le mot de clôture
Accompagner les invités à la sortie
4 personnes
Distribuer le vestiaire
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les restes de restauration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Enrouler le tapis rouge
2 personnes
Démonter la technique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de banquetqté 10
Tables cocktailqté 6
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6
Nappesqté 14

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Verres à champagneqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Tapis rouge
Mur photo
Supports de fond photoqté 2
Claquettes de cinémaqté 3
Ballons étoilesqté 40
Ballons noirsqté 60
Ballons dorésqté 60
Pompe à ballonsqté 2
Ruban pour ballonsqté 4
Décorations de tableqté 14
Présentoirs à menusqté 14
Plaques d’immatriculationqté 10
Coupesqté 6
Classeurs de certificatsqté 10
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 10
Louchesqté 10
Plateaux de serviceqté 20
Étiquettesqté 100
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmettez la liste définitive au traiteur au moins 7 jours avant le gala. Les changements de dernière minute sont difficiles à intégrer dans une commande importante.
Testez chaque fichier du film sur l’ordinateur, le vidéoprojecteur et l’écran prévus au moins 48 heures avant l’événement. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les adaptateurs, le son et les sous-titres.
Préparez les badges nominatifs, les certificats et les prix séparément, dans l’ordre de remise. Comptez une vérification finale 2 heures avant l’arrivée des invités pour éviter une enveloppe ou un nom manquant.
Refroidissez les boissons la veille et prévoyez le service en tenant compte du cocktail, du repas et de la cérémonie. Les verres à eau, à vin et à champagne doivent être répartis sur les tables avant l’ouverture des portes.
Imprimez le déroulé et les textes de présentation en plusieurs exemplaires, puis laissez-en un à l’animateur, aux jurés et à la régie. Gardez au moins 2 copies de secours sur place, avec les fichiers du film sur 2 clés USB.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un gala du film ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les jurés et l’animateur, obtenir les droits de diffusion, traiter les inscriptions et tester la technique sans précipitation.
Quand faut-il demander les droits de diffusion d’un film ?: Lancez la demande au moins 6 semaines avant le gala. Attendez la confirmation écrite avant de publier le programme du film ou d’imprimer les supports destinés aux invités.
Quand tester la projection avant un gala du film ?: Effectuez un test complet 48 heures avant, puis un contrôle rapide le jour même, environ 2 heures avant l’arrivée du public. Testez le fichier, le vidéoprojecteur, l’écran, le son, les microphones et les adaptateurs.
Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur ?: Confirmez la commande au moins 7 jours avant l’événement, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Recomptez ensuite les invités inscrits et signalez les dernières modifications selon les conditions du traiteur.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.