Filmgala organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Filmgala braucht mehr als eine Filmauswahl und einen roten Teppich. Du koordinierst Filmrechte, Vorführtechnik, Moderation, Jury, Catering und die Preisvergabe in einer festen Reihenfolge. Diese Checkliste begleitet dich von der Termin- und Raumplanung bis zum gekühlten Getränk und dem Techniktest am Veranstaltungstag. Besonders leicht werden Anmeldezahlen, Präsentationstexte und passende Adapter übersehen – deshalb solltest du sie früh einplanen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Filmrechte prüfen
Gästeliste erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestätigen
Moderator festlegen
Jurymitglieder bestätigen
Preisträger kontaktieren
2 Personen
Filmprogramm veröffentlichen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Präsentationstexte prüfen
2 Personen
Filmdateien sammeln
2 Personen
Filmdateien testen
2 Personen
Technik reservieren
Cateringbestellung aufgeben
Preise bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Preise und Zertifikate bereitstellen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
Roten Teppich ausrollen
2 Personen
Fotowand aufbauen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Getränke bereitstellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Ton und Mikrofone anschließen
2 Personen
Lichtplan einstellen
2 Personen
Filmprogramm technisch testen
2 Personen
Technische Präsentation testen
2 Personen
Raumaufteilung prüfen
2 Personen
Teambriefing durchführen
6 Personen
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Garderobe annehmen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Filmprogramm präsentieren
2 Personen
Pausensnacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Juroren begleiten
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Preisverleihung moderieren
3 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Gewinnende Filme zeigen
2 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Abschiedsrede halten
Gäste verabschieden
4 Personen
Garderobe ausgeben
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringreste sortieren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Roten Teppich einrollen
2 Personen
Technik abbauen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BanketttischeAnz. 10
- CocktailtischeAnz. 6
- StühleAnz. 90
- BuffetischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 3
- HockerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 14
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- ChampagnergläserAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- Audiomischpult
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- USB-SticksAnz. 3
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- Roter Teppich
- Fotowand
- FotowandständerAnz. 2
- Film-KlappenAnz. 3
- SternballonsAnz. 40
- Schwarze BallonsAnz. 60
- Goldene BallonsAnz. 60
- BallonpumpeAnz. 2
- BallonbandAnz. 4
- TischdekorationenAnz. 14
- MenükartenhalterAnz. 14
- NummernschilderAnz. 10
- PokalpreiseAnz. 6
- ZertifikatsmappenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 100
- TischnummernAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ZangenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 10
- ServierschalenAnz. 20
- EtikettenAnz. 100
- KühlelementeAnz. 12
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die Filmrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Sammle anschließend alle Filmdateien und teste jede Datei mindestens 7 Tage vor dem Galaabend auf dem vorgesehenen Laptop und Beamer.
- Plane für Technik einen vollständigen Testlauf ein: Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Tonanlage und Funkmikrofone müssen zusammen funktionieren. Lege zusätzlich mindestens zwei USB-Sticks mit den finalen Filmdateien bereit.
- Schließe die Gästeliste und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung ab. Erst danach solltest du die Cateringmenge verbindlich bestätigen und Teller, Gläser sowie Besteck passend zur Personenzahl einplanen.
- Bestätige Moderator, Jurymitglieder und Preisträger nicht erst in der letzten Woche. Drucke Drehbuch, Präsentationstexte, Namensschilder sowie Zertifikate spätestens am Vortag aus und lege die Preise gesammelt bereit.
- Kühle Getränke und bereite Snacks am Veranstaltungstag mit Zeitpuffer vor. Richte Buffet- und Banketttische, Garderobe, Beleuchtung und Sitzplätze mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein, damit Nachlieferungen noch möglich sind.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Filmgala organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Filmrechten. Technik, Catering und Jury sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Galaabend bestätigt sein.
- Wann sollte man die Filmdateien für ein Filmgala testen?
- Führe den ersten vollständigen Test mindestens 7 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Bild, Ton, Untertitel, Reihenfolge und die Verbindung über HDMI beziehungsweise Adapter.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Filmgala?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für den gesamten Abend sowie einen kleinen Vorrat von etwa 10 Prozent ein.
- Wann muss das Catering für ein Filmgala bestellt werden?
- Bestätige das Catering 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend feststehen. Gib die endgültige Personenzahl spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung weiter.
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