Filmfestival organiseren: checklist van planning tot vertoning

Een filmfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen films kiezen en een projector neerzetten. Leg eerst datum, programma, locatie en filmrechten vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, catering en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om techniek, publieksinformatie en een back-up van iedere film. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer regelt, zodat de eerste vertoning niet wordt vertraagd door ontbrekende kabels, ongeteste bestanden of onduidelijke toegangskaarten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Filmrechten aanvragen
Projector en scherm reserveren
Cateringafspraken vastleggen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Presentatoren bevestigen
Films en tijden publiceren
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes maken
2 personen
Toegangskaarten klaarzetten
2 personen
Techniek vooraf testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad servies controleren
Films downloaden en ordenen
2 personen
Back-upfilms klaarzetten
Boodschappen doen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Programmaboekjes vouwen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Projectiescherm opbouwen
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Techniek volledig testen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Stoelrijen controleren
2 personen
Medewerkers instrueren
2 personen
Registratielijst klaarleggen
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste film starten
2 personen
Pauzebuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede film starten
2 personen
Filmwissel voorbereiden
2 personen
Derde film starten
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Hapjes opnieuw aanvullen
3 personen
Afval tussentijds legen
2 personen
Publieksvragen verzamelen
Nagesprek begeleiden
2 personen
Laatste film starten
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Catering afruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten opbergen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
USB-sticksaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 12
Presentatieklikker

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Decoratie

Filmsterrenpostersaantal 12
Filmfestivalbanneraantal 2
Rode loper
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 80
Filmklappersaantal 4
Fotowand
Fotopropsaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Kaarshoudersaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksgrijpersaantal 4
Messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Serveerdienbladenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 8

Catering

Toegangsbewijzenaantal 180
Programmaboekjesaantal 180
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 180
Servettenaantal 500
Koffiefiltersaantal 100
Rietjesaantal 200
Afhaalbakjesaantal 100
Voedselhandschoenenaantal 2
Boodschappen

Tips

Plan minstens één volledige technische test vóór de festivaldag. Controleer per film het beeld, geluid, de HDMI-aansluiting, ondertiteling en het wisselen tussen bestanden; houd daarnaast een back-upfilm op een aparte USB-stick klaar.
Open de aanmeldingen pas nadat films, tijden en locatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen direct bij de registratie en sluit de inschrijving uiterlijk enkele dagen voor het festival, zodat catering en naamkaartjes op aantallen kunnen worden afgestemd.
Maak voor de publieksontvangst één vaste registratietafel met toegangskaarten, naamkaartjes en programmaboekjes. Zet deze minimaal 45 minuten voor de eerste film klaar en wijs minstens één vrijwilliger aan voor vragen en late binnenkomst.
Controleer de zaal niet alleen op stoelen en scherm, maar ook op looproutes en stroom. Leg verlengkabels vast met gaffer tape, plaats afvalbakken bij de catering en houd reservebatterijen, HDMI-adapters en een extra laptop binnen handbereik.
Koel dranken en bereid hapjes vóór de publieksinloop, niet tijdens de eerste vertoning. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en reserveer aparte ruimte voor servies, dieetopties en afval.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Filmrechten, locatie, presentatoren en apparatuur kunnen wachttijd hebben; verstuur uitnodigingen zodra programma en tijden vaststaan.
Wanneer moet ik filmrechten aanvragen voor een filmfestival?: Vraag de rechten direct aan nadat je de filmlijst hebt gekozen, idealiter 8 weken voor de vertoning. Bewaar bevestigingen bij het programma en controleer vóór publicatie of de vertoningsdatum klopt.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een filmfestival?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Tel extra voorraad op als het festival langer duurt dan één avondprogramma of als er geen andere drinkmomenten zijn.
Wanneer moet ik de techniek van een filmfestival testen?: Doe een volledige test uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf en nog een korte controle op de dag zelf. Test elke film op de gebruikte laptop, projector, speakers, kabels en adapters; zet back-upbestanden klaar vóór de zaal opengaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.