Filmfestival organisieren: die Checkliste für Planung und Durchführung

Ein Filmfestival steht und fällt mit einem veröffentlichten Programm, getesteter Technik und einem reibungslosen Einlass. Kläre zuerst Datum, Spielort, Filmrechte und Vorführzeiten; danach folgen Anmeldungen, Helfer, Moderation und Verpflegung. In den letzten Tagen geht es vor allem um Techniktests, Filmdaten, Ersatzlösungen und vorbereitete Unterlagen. Diese Checkliste hilft dir, die 74 Planungsschritte in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Filmrechte beantragen
Projektor und Leinwand reservieren
Cateringabsprachen festhalten
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Moderatoren bestätigen
Filme und Zeiten veröffentlichen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programmhefte erstellen
2 Personen
Eintrittskarten bereitlegen
2 Personen
Technik vorab testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Geschirrbestand prüfen
Filme herunterladen und ordnen
2 Personen
Ersatzfilme bereitlegen
Einkaufen gehen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Programmhefte falten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Empfangstresen aufbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Projektionsleinwand aufbauen
3 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Ton anschließen
2 Personen
Technik vollständig testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Stuhlreihen kontrollieren
2 Personen
Mitarbeiter einweisen
2 Personen
Registrierungsliste bereitlegen
2 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Film starten
2 Personen
Pausebuffet servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Film starten
2 Personen
Filmwechsel vorbereiten
2 Personen
Dritten Film starten
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
3 Personen
Müll zwischendurch leeren
2 Personen
Publikumsfragen sammeln
Nachgespräch moderieren
2 Personen
Letzten Film starten
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Catering abräumen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Reste verstauen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 170
TischeAnz. 12
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
USB-SticksAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 12
Präsentationsklicker

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
MilchkannenAnz. 4
ZuckerschalenAnz. 4

Dekoration

Filmstar-PosterAnz. 12
Filmfestival-BannerAnz. 2
Roter Teppich
TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 80
FilmklappenAnz. 4
Fotowand
FotopropsAnz. 12
TischnummernAnz. 12
KerzenhalterAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochgreiferAnz. 4
MesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
ServierplattenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3
GummihandschuheAnz. 8

Catering

EintrittskartenAnz. 180
ProgrammhefteAnz. 180
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 180
ServiettenAnz. 500
KaffeefilterAnz. 100
StrohhalmeAnz. 200
MitnahmebehälterAnz. 100
LebensmittelhandschuheAnz. 2
Einkäufe

Tipps

Beantrage die Filmrechte frühzeitig und plane für Rückfragen mindestens 4 bis 6 Wochen Puffer ein. Ohne bestätigte Rechte solltest du das Programm noch nicht endgültig veröffentlichen.
Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofone und jedes HDMI-Kabel spätestens am Vortag mit den tatsächlichen Fil Dateien. Lege zusätzlich Ersatzfilme auf einem zweiten USB-Stick oder Laptop bereit.
Veröffentliche Filme und Anfangszeiten erst, wenn die Reihenfolge feststeht. Für Einlass und Orientierung brauchst du außerdem Namensschilder, Programmhefte und Eintrittskarten am Registrierungstisch.
Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Cateringtermin, sondern direkt bei der Anmeldung. So kann das Catering die benötigten Portionen planen und du vermeidest fehlende Alternativen am Veranstaltungstag.
Plane den Aufbau rückwärts vom ersten Film: Rechne mindestens 2 Stunden für Bestuhlung, Buffet, Beleuchtung, Technik und einen vollständigen Probelauf ein. Gaffer Tape, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien gehören dabei griffbereit an den Technikplatz.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Filmfestival organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Die Location, Filmrechte, Technik und Moderation sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann sollte das Programm eines Filmfestivals veröffentlicht werden?: Veröffentliche das endgültige Programm etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Festival. Warte damit, bis Filmrechte, Spielzeiten und technische Anforderungen geklärt sind.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einem Filmfestival?: Plane mindestens 2 Stunden für den Techniktest ein, bei mehreren Sälen oder Formaten entsprechend mehr. Prüfe jeden Film vollständig oder teste zumindest Anfang, Ton, Untertitel und Bildformat.
Wie viele Helfer braucht man für ein Filmfestival?: Für ein kleines Festival solltest du mindestens 1 Person für die Registrierung, 1 für die Technik, 1 für Catering und 1 für die Saalbetreuung einteilen. Bei parallelen Vorführungen brauchst du pro zusätzlichem Saal mindestens 1 weitere Betreuungsperson.

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